Hoe een e-mail schrijven om opmerkingen te vragen

Net als andere vormen van communicatie heeft e-mail een eigen label en sociale protocollen. Als je een e-mail moet schrijven om opmerkingen te vragen op het werk, op school of in een manuscript dat je hebt geschreven, moet je rekening houden met de tekst, tijd en structuur zodat de e-mail de grootst mogelijke effectiviteit heeft. Door vriendelijk, punctueel en specifiek met e-mails te zijn, kunt u de opmerkingen ontvangen die u nodig hebt.

Inhoud

Stappen

Methode 1vraag klanten om opmerkingen
Methode 2vraag opmerkingen op het werk
Methode 3vraag opmerkingen op school
Methode 4vraag opmerkingen over een manuscript

Tips

stappen

Methode 1
Vraag klanten om opmerkingen

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 1

Stel niet veel vragen. Klanten zijn overweldigd door enquêtes van bijna elk bedrijf. Als u wilt dat een klant de e-mail na het lezen automatisch verwijdert, vul deze dan in met vragen, maar als u de interesse van de klant wilt behouden, kunt u slechts één of twee vragen stellen.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 2

Stel een paar open vragen. In plaats van gesloten vragen te stellen waarbij de cliënt alleen ja of nee kan beantwoorden, stel hem dan enkele vragen die meer complete antwoorden uitlokken. In plaats van te vragen "Zou je ons aanbevelen bij een van je vrienden?", vraag het hem "Hoe zou je ons beschrijven aan een van je vrienden?". Dit soort vragen zal u helpen meer informatie te krijgen dan met gesloten vragen.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 3

Laat de klant weten dat u binnenkort contact met hem opneemt. Hierdoor zal de klant het gevoel hebben dat zijn mening niet zomaar in een grote inbox blijft, waar deze wel of niet kan worden gelezen of meegewogen. Bovendien krijgt u waarschijnlijk een eerlijker antwoord als de klant weet dat u zult reageren.

Wees oprecht en professioneel bij het beantwoorden. In de virale cultuur van het internet van vandaag kunt u de reputatie van een bedrijf in een oogwenk verpesten als u niet met professionaliteit en oprechtheid reageert.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 4

Gebruik geen flitser of andere functies die langzaam laden. Als een van de clients een trage verbinding heeft, wordt de e-mail hoogstwaarschijnlijk onmiddellijk verwijderd wanneer wordt vastgesteld dat deze niet wordt geladen. Onthoud dat opmerkingen meestal belangrijker voor u zijn dan voor hem.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 5

Gebruik een indeling en een lettertype met een goed ontwerp. De e-mail moet er netjes en professioneel uitzien. Het is onwaarschijnlijk dat een e-mail met afbeeldingen van lage kwaliteit of een Comic Sans-lettertype indruk zal maken op klanten. Gebruik in plaats daarvan standaardlettertypen zoals Times New Roman of Arial als u niet weet welke u moet gebruiken en voeg zo weinig mogelijk afbeeldingen toe.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 6

Zorg ervoor dat de e-mail op verschillende apparaten kan worden gelezen. Een indeling met een enkele kolom is flexibeler dan een ontwerp met meerdere kolommen. Je moet er ook voor zorgen dat de bronnen niet te klein zijn. E-mail moet toegankelijk zijn vanaf een laptop, telefoon of tablet. Omdat veel mensen hun e-mails op een telefoon controleren, moet u ze een geschikt formaat geven.

Methode 2
Vraag opmerkingen op het werk

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 7

Ga naar de meest gekwalificeerde persoon om op uw werk te reageren. Vaak is het je directe baas. Begin in elk geval met deze persoon, of met een collega of collega die meer ervaring heeft, zodat hij u kan helpen en u de opmerkingen kan geven die u nodig hebt.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 8

Toon vriendelijkheid en nederigheid in e-mail. U moet de regels van het kantoor volgen om de e-mails te schrijven. Nederigheid geeft je goede resultaten bij het aanvragen van opmerkingen, maar wees niet zo bescheiden dat je baas of supervisor denkt dat je niets weet van je werk. Stel de vragen in plaats daarvan op een manier die uw voortgang in een project of taak aantoont. Op deze manier laat je de baas weten dat je niet stil zit te wachten op reacties. Houd ook rekening met de volgende tips:

Je kunt schrijven "Ik werkte aan de presentatie voor morgen toen ik een hindernis tegenkwam met het formaat - ik weet niet zeker of ik de bedrijfsregels volg. Ik heb de presentatie bijgevoegd. Heeft u suggesties met betrekking tot het formaat? Bedankt voor je hulp. "

Vergeet niet te bedanken in de e-mail.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 9

Wees specifiek bij het aanvragen van opmerkingen. Op deze manier kunt u voorkomen dat u veel opmerkingen ontvangt die u misschien niet helpen met uw werk. Stel geen gesloten vragen, tenzij het nodig is om ze te stellen. Richt u in plaats daarvan op de specifieke delen van een project die u moet verbeteren. Probeer je baas of collega niet lastig te vallen met alle vragen die je over het werk in één keer zou kunnen hebben.

U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik wist niet wat ik moest doen met het Eastman-bestand. De klant heeft mijn e-mails niet beantwoord en omdat het een kwestie van hoge prioriteit is, dacht ik dat het beter zou zijn om een e-mail te sturen om te vragen wat ik moest doen. "

Als u een algemenere reactie in de vorm van een analyse of rapport wilt ontvangen, vraagt u dit op een specifieke manier aan. Het zal heel nuttig zijn om vriendelijk, beknopt en zo specifiek mogelijk te zijn. U kunt bijvoorbeeld een rapport vragen over uw prestaties of creativiteit. Als u opmerkingen wilt aanvragen van mensen die rapporten indienen, moet u mogelijk een anonieme enquête maken.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 10

Stuur een e-mail om te bedanken na ontvangst van het antwoord. Als de opmerkingen aangeven dat u veel moet verbeteren of dat uw werk niet adequaat is, vergeet dan niet te vermelden op welke manier u dit zult corrigeren. Neem de tijd om uw emoties te verwerken voordat u antwoord geeft.

Zorg dat u uiterlijk na maximaal 2 dagen antwoordt.

Methode 3
Vraag opmerkingen op school

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 11

Identificeer jezelf Het is mogelijk dat de leraar veel studenten heeft, vooral als hij lesgeeft aan een universiteit. U moet uw volledige naam, klasse en sectie vermelden. Als je nog op de middelbare school zit, kun je de periode of het schema opnemen. Op deze manier zul je de leraar geen tijd laten verspillen met proberen te achterhalen wie je bent en meer tijd besteden om je de opmerkingen te geven die je nodig hebt.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 12

Schrijf met formaliteit. Soms hebben leerlingen moeite om voor het eerst een e-mail naar een docent te schrijven. U kunt "Hallo, Dr. Rodríguez" of "Geachte mevrouw Gómez" schrijven. Als de docent je een e-mail heeft gestuurd, moet je niet minder formaliteit gebruiken dan hij heeft gebruikt. Schrijf met een professionele toon. In plaats van te schrijven: "Hallo, wat vind je van mijn werk? Is hij niet de beste? "Zeg:" Ik weet niet zeker of ik de taak heb begrepen. Ik heb een aantal specifieke vragen over de baan. "

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 13

Wees kort. Maak je geen zorgen over het uitleggen van de volledige context van je vragen, tenzij nodig. Als u bijvoorbeeld opmerkingen over een mogelijke extensie wilt aanvragen, moet de docent mogelijk de context weten, maar als u alleen een vraag over een taak wilt stellen, vertel dan niet het verhaal dat uw hond u te laat heeft gemaakt en de reden waarom u verstuurt de e-mail tot nu toe (tenzij het veel te maken heeft met de levertijd) of iets anders dat niet relevant is voor de taak.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 14

Vraag geen commentaar op de avond voor een examen of een deadline. Waarschijnlijk geeft de docent je niet alleen de opmerkingen als het bijna de leverdatum is, maar is hij misschien boos omdat je tot het laatste moment hebt gewacht om erom te vragen. Als u wat last-minute vragen moet sturen, wees er dan kort bij, specifiek en verontschuldig u. De docent zal eerder reageren, ervan uitgaande dat hij de e-mail op tijd ziet.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 15

Gebruik de indelingen die de docent heeft opgevraagd voor de bestanden. Vaak geeft de docent in de syllabus aan welke formaten hij accepteert voor de bestanden van de taken of voor de e-mails. Als de docent bijvoorbeeld specifiek aangeeft dat hij een doc-bestand wil, stuur hem dan geen .pdf- of .pages-bestand. Als je vragen hebt, kun je een .rtf- of .pdf-bestand sturen of ze gewoon stellen.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 16

Vraag om opmerkingen over een baan of examen die u al hebt ingediend. Je hoeft alleen maar per e-mail naar de docent te schrijven en vriendelijk te zijn. Als de leraar een kantoorplanning heeft, kunt u hem in die periode bezoeken of een afspraak maken. Je kunt schrijven: "Beste professor Rodríguez, ik heb niet de resultaten gekregen die ik bij het examen verwachtte. Kun je me helpen met een paar van de fouten die ik heb gemaakt om het volgende examen te verbeteren?". Meestal zal de docent positief reageren op een dergelijk verzoek.

Methode 4
Vraag opmerkingen over een manuscript

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 17

Schrijf eerst iemand die je kent. Als u oplettende opmerkingen wilt ontvangen, is het ideaal om de e-mail naar een bekende persoon te sturen, bij voorkeur naar een vriend of een collega. Wanneer u opmerkingen opvraagt van iemand die u kent, moet u de e-mail verzenden zoals u normaal zou doen. Als u meestal telefonisch met de persoon communiceert, moet u haar misschien bellen. Stuur het manuscript niet in de eerste e-mail, tenzij u zeker weet dat de persoon ja zal zeggen (bijvoorbeeld als hij heeft aangeboden dat te doen of als u een manuscript van hem leest).

U kunt een korte beschrijving of een samenvatting toevoegen, afhankelijk van het feit of de persoon aan wie u de e-mail verzendt, een collega of een vriend is.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 18

Stuur het naar een expert. Als u echt het advies van een expert nodig heeft, stuur de e-mail dan naar een deskundige die u kent en leg het project uit en de redenen waarom u de opmerkingen nodig hebt. Wees niet veeleisend, maar bedank hem voor uw aandacht en zeg hem: "Ik begrijp het als je niet de tijd hebt om mij de opmerkingen te geven". Je kunt hem zelfs vragen of hij iemand kent die de tijd en ervaring heeft om je te helpen in het geval hij het niet kan.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 19

Stuur het manuscript niet naar een onbekende persoon. Ze zullen u waarschijnlijk niet antwoorden, tenzij u opgeeft dat u voor de hulp zult betalen. Als je het naar een beroemde schrijver stuurt, is het onwaarschijnlijk dat je antwoordt, omdat schrijvers veel e-mails van onbekende mensen ontvangen. Vraag in plaats daarvan eerst opmerkingen aan bij uw vrienden, collega`s, leraren, enz. - zij zullen waarschijnlijk eerder in staat en bereid zijn om u te helpen.

Titel afbeelding Write an Email Vraag om feedback Stap 20

Wees specifiek over de opmerkingen die u nodig hebt. Als u alleen positieve reacties wilt ontvangen, zegt u dat. Geef aan of u wilt dat de opmerkingen gedetailleerd, algemeen of specifiek zijn en of u wilt dat ze verwijzen naar het esthetische, grammaticale of structuuraspect. Dit zal van grote waarde zijn voor de persoon om te weten wat je van haar verwacht.

Een positieve opmerking betekent niet dat het niet constructief is. Als de persoon uitlegt waarom je een aspect leuk vindt, zul je veel leren over het manuscript.

Als u negatieve opmerkingen ontvangt, neem dan de tijd om te reageren. Als hij een vriend van je is, wil hij je waarschijnlijk gewoon helpen. Als het een leraar is, zou u niet slecht moeten reageren, ongeacht hoe boos of overstuur u zich ook voelt. Dank hem in plaats daarvan voor zijn hulp en ga verder. Na verloop van tijd realiseer je je misschien dat de opmerkingen nuttig waren, hoewel de manier waarop ze zijn uitgedrukt niet correct was.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 21

Geef de persoon de tijd om te reageren. Als je om gedetailleerde opmerkingen over een roman hebt gevraagd, verwacht je niet dat deze de volgende dag of zelfs na een week aankomt. Het kost tijd om een manuscript van die omvang te bewerken. Laat de persoon weten als je een deadline hebt. U kunt zelfs vragen of u de problemen vóór een bepaalde datum kunt doen. Vergeet niet dat de persoon een eigen leven en verplichtingen heeft.

Titel afbeelding Write an Email Feedback vragen Stap 22

Bedankt voor je hulp Als het een vriend is, wilt u misschien een geschenk kopen, zoals een doos chocolaatjes of gewoon op een gegeven moment de gunst teruggeven. Als u een van uw docenten bent, kunt u een e-mail sturen om hen te bedanken voor hun werk en hun tijd. Als u vergeet de persoon te bedanken, hebt u misschien het gevoel dat u hiervan hebt geprofiteerd of dat u ze veracht en dat het minder waarschijnlijk is dat u in de toekomst wordt geholpen.