Hoe u uw baas kunt overtuigen om werkvergaderingen te verkorten

Doe een onderzoek naar hoe vergaderingen effectiever kunnen worden gemaakt. Misschien geven enkele goede voorbeelden van goede vergaderstrategieën u een geldig punt wanneer u uw baas wilt overtuigen om kortere vergaderingen te houden. Dit kan worden gearchiveerd in de achtergrondstudie van de beste manieren om een ​​vergadering te houden. De strategieën kunnen verschillen afhankelijk van de branche, werkwijzen op de werkplek en de vereisten van de werkteams, maar er zijn enkele basiselementen om een ​​vergadering efficiënter en minder tijdrovend te maken:

Bedenk enkele ideeën om de tijd van de vergaderingen te verkorten en presenteer ze aan je baas. Je zult overtuigender zijn als je je baas met interessante oplossingen presenteert om kortere vergaderingen te houden dan als je eenvoudig klagen over de onderbreking van je dagelijkse meditatie gedurende de duur van de vergaderingen. Gebruik de resultaten van de vorige stappenstudie, zodat u sommige ideeën kunt aanpassen en werkvergaderingen effectiever en minder tijdrovend kunt maken. U kunt ook specifieke ideeën aanpassen aan uw werkplek. Enkele ideeën die u mogelijk handig vindt, zijn:

Overweeg de manieren waarop uw baas kan falen of verbeteren in de vergaderprocedure. Observeer de negatieve en positieve elementen van de stijl van je baas tijdens vergaderingen. Een van de sleutels tot het doen van "beheren" is om je te concentreren op je sterke punten, de manieren te ontdekken waarop je ze meer kunt laten schijnen en je subtiel van hun zwakheden af ​​kunt houden. Uw baas kan bijvoorbeeld ervan overtuigd zijn dat het volkomen juist is om tijdens een vergadering te improviseren, maar als gevolg van het ontbreken van een agenda zullen de vergaderingen de neiging hebben om uit te wijken. Je baas lijkt echter erg goed in het oplossen van de kern van de zaak door de bijdragen van anderen. Dit stelt je in staat om een ​​manier te vinden om een ​​agenda te presenteren aan alle aanwezigen om de problemen op gang te houden, met de mededeling dat het een ieder zal helpen om een ​​vergadering te besturen (en dus niet om de baas de schuld te geven). En misschien kunt u voorstellen om de langere vergaderingen te verdelen in een reeks korte vergaderingen die zich richten op één onderwerp, waardoor uw baas zich ook op dat onderwerp kan concentreren. Je kunt dit je baas aanbieden als iets dat ervoor zorgt dat alleen mensen met een relevante, nuttige of inspirerende bijdrage individuele vergaderingen bijwonen, in plaats van assistenten te hebben die de hele vergadering afleiden van zijn doel.

Vraag een kort gesprek met je baas. Zorg ervoor dat je baas wat vrije tijd beschikbaar heeft, zodat ze effectief kunnen praten. Als dit betekent dat je een spatie in je agenda hebt, noteer dit dan. En als u wilt dat iemand u begeleidt, wees dan voorzichtig. Tenzij u zeker weet dat hij of zij waardevolle input heeft, moet u er rekening mee houden dat uw baas zich in de minderheid kan voelen en het als een `samenzwering` of een persoonlijke kritiek kan beschouwen. Aan de andere kant, in een omgeving die de teambenadering waardeert, kan het bedrijf van een ander lid van het team worden gezien als de bevestiging van een gemeenschappelijke overeenkomst over een probleem dat moet worden opgelost.

Wees beleefd, respectvol en direct. Het kan een uitdaging zijn om een ​​onderwerp aan te raken waarbij je baas de autoriteit en het laatste woord moet zijn, maar het zwakke hart heeft nooit iets gewonnen, dus wees voorbereid. Begin met uit te leggen dat, hoewel je de mogelijkheid om samen met anderen te discussiëren op de werkplek waardeert, je bezorgd bent dat de ontmoetingscultuur in het voordeel van zeer lange vergaderingen lijkt (probeer zoveel mogelijk een taal te gebruiken die geen "beschuldigen" inhoudt). "naar je baas). Leg in het kort uit hoe dit van invloed is op u en een aantal collega`s met wie u hebt gesproken. Geef uitdrukking aan uw wens om kortere vergaderingen te houden, zodat u en uw collega`s meer tijd hebben om de klus te klaren. Wees op dit moment beleefd en vraag je baas of je geïnteresseerd bent in een aantal van de ideeën die je hebt onderzocht over manieren om vergaderingen dynamischer en korter te maken. Houd rekening met de reactie van je baas.

Stel uw baas voor dat u de effectiviteit van een verbeterde vergadering als een persoonlijk project neemt. Als er iets is waar uw baas het mee eens is, zijn het goede ideeën, neem dan het initiatief om alles te doen wat u kunt om te helpen. Dit zal de last van je baas verminderen, je bereidheid tonen om je ideeën uit te voeren en je in staat stellen om de voortgang te volgen.

Volg een briefje dat bevestigt wat je doet en waarvan je denkt dat het zal volgen. Dit zal helpen de vastberadenheid voor kortere vergaderingen te versterken en om meer creatieve manieren te vinden om informatie op de werkplek te delen. Het zorgt er ook voor dat uw inspanningen de zegen van uw baas hebben.

Volg de resultaten van de maatregelen om de vergaderingen te verkorten. Om uw baas te helpen zien dat vergaderingen korter zijn en als gevolg daarvan productiviteit en creativiteit hebben geprofiteerd, biedt hij aan de resultaten te volgen. Houd informatie bij over het aantal vergaderingen voor en na, evenals informatie over de duur en het niveau van tevredenheid van aanwezigen en werknemers in het algemeen. Maak gebruik van enquêtetools en grafieken of grafieken om deze informatie eenvoudig te verzamelen. Nogmaals, dit betekent niet dat je een last bent, doe gewoon wat nodig is om te bewijzen dat het hebben van minder vergaderingen iedereen ten goede komt. Het verzamelen van voldoende relevante informatie kan enkele weken of maanden duren, afhankelijk van het soort werk dat uw centrum doet. Houd je baas op de hoogte zodat hij weet dat je hem niet verwaarloost.