Hoe een onbeleefde e-mail te beantwoorden

Lees de e-mail zorgvuldig voordat u uw intentie vaststelt. Als je het hierboven leest, is het van vitaal belang om het opnieuw te lezen met meer zorg. Zelfs als je het een keer zorgvuldig leest, breng het dan over om te zorgen dat je niets hebt verloren of dingen te lezen die er niet zijn. En het is een goed idee om u te vragen wat de e-mail is die u zo veel heeft veranderd. Kan een ander idee over wat wil de inhoud ervan over te brengen, bijvoorbeeld als je met een ruzie met een collega of baas en deze e-mail het eind van een verhitte discussie bereikt zijn, is het begrijpelijk dat invoer, zie je met slechte ogen. Aan de andere kant, als er geen aanwijzingen zijn dat uw collega of baas boos op u is, kunt u deze verkeerd interpreteren.

Vermijd te veronderstellen dat u de emotionele toestand van de afzender kent. Zorg ervoor dat je niet veronderstelt dat je de emotionele toestand van de afzender kent. Slechte communicatie vaardigheden, sarcasme of grappen misbruikt, of loafing schrijven kan de lezer te nemen om iets te geloven, wanneer de afzender simpelweg niet in staat tot expressie goede gedachte. Houd in gedachten dat weinig mensen weten hoe ze goed moeten schrijven met weinig tijd, en de meeste mensen schrijven snel om het bericht uit te schakelen en blijven werken.

Houd het antwoord vast, of vink aan. Totdat je het bericht objectief en kalm hebt begrepen, is het belangrijk om niet te reageren. Door snel te reageren, kom je misschien in de verleiding om even onbeschoft te zijn en de situatie erger te maken. Erger nog, is grof antwoord als de oorspronkelijke bedoeling van de e-mail helemaal niet grof was. Dus haal diep adem. Sluit de e-mail en maak een wandeling. Neem een ​​kopje koffie, strek uit en doe een tijdje iets anders om je hoofd leeg te maken. Dus als je kalm terugkomt, kun je de e-mail opnieuw lezen en beslissen of het al dan niet zo onbeleefd is als je dacht dat het de eerste keer was.

Zoek een verduidelijking. Praat zo mogelijk met de persoon over wat hij of zij bedoelde. Face-to-face communicatie lost meer op dan elke andere aanpak. Gebruik de telefoon als ze niet in de buurt zijn. En als je echt geen andere optie hebt, wees beleefd en professioneel in je reactie. Bijvoorbeeld:

Herlees uw antwoord opnieuw. Doe het meerdere keren om ervoor te zorgen dat je niet onbeschoft of erg emotioneel klinkt. Houd een professionele en beleefde toon in de hele e-mail en verwijder alles wat onnodig is of neem de mentale toestand van de ontvanger aan. Houd het simpel. "Schrijf naar anderen zoals je zou willen dat ze je schrijven."

Soms is het goed om niet te reageren. Soms is het beter om het los te laten. Misschien wist de afzender niet alle feiten, stond op met de linkervoet of dacht niet goed. Als je denkt dat het het beste is om het los te laten en je geen bevestiging nodig hebt van wat er is verzonden, laat het dan zo. Doe alsof je het niet had gekregen, zolang je de klus blijft klaren.

Praat met je baas of met menselijke hulpbronnen als het lijkt alsof de onbeschofte e-mails zich vermenigvuldigen. U mag geen slachtoffer zijn van intimidatie of bedreigingen op het werk. Iets over intimidatie en bedreigingen kan worden gedaan, maar grofheid is gewoon iets waar een goede werkplek zonder kan. Bewaar de e-mails die je zorgen maken als bewijsmateriaal, om je te ondersteunen bij wat je zegt.