Hoe een effectieve presentatie te maken met weinig voorbereidingstijd

Houd rekening met het verschil tussen een improvisatie en een onvoorbereide presentatie. Het idee om je voor te bereiden op een geïmproviseerde presentatie lijkt misschien een tegenstrijdigheid. Een geïmproviseerde presentatie voor een onvoorbereide presentatie is echter niet hetzelfde. Zelfs als u slechts vijf minuten hebt, kunt u een effectieve presentatie geven met een vorige "algemene voorbereiding". Wanneer u verwacht op elk moment een geïmproviseerde presentatie te geven, bent u klaar om dit te doen.

Gaat graag met treses. Deze techniek, ook wel de `regel van drie` genoemd, verwijst naar het maken van een presentatie met behulp van een discoursstructuur die bestaat uit drie hoofdcomponenten: de introductie, het lichaam of de ontwikkeling en de conclusie. Organiseer deze drie hoofdonderdelen van de presentatie en uw toespraak wordt te allen tijde georganiseerd gehouden.

Begin met de rechtervoet. Maak een inleiding die de aandacht trekt. In korte tijd verwachten weinig mensen dat je geestig of humoristisch bent. Meestal wordt van last-minute sprekers verwacht dat ze een specifiek onderwerp of specifieke interesse behandelen. Breng de volgende technieken in de praktijk, en op deze manier zul je geestig overkomen en zul je onmiddellijk contact maken met de luisteraars, ook al is je presentatie op het laatste moment.

Wek de aandacht van luisteraars onmiddellijk op, aangezien ze beginnen met het onderwerp waarover ze willen horen. U kunt dit doen door vragen te stellen die het onderwerp direct weergeven. Als u bijvoorbeeld wordt gevraagd de status van een project te presenteren, start u uw presentatie met de vraag: "Een van onze huidige projecten is Project X. Waar precies komen we uit Project X, en bovendien zijn we op de goede weg om ons doel? " Mirakel van wonderen! Dat is precies wat iedereen in de kamer wil weten, en dat is waarom u hun aandacht meteen zult vastleggen. Het kan u ook een paar seconden extra tijd geven om samen te stellen wat u hen moet vertellen.

Blijft. De inhoud van uw presentatie, als u er 5 minuten of 20 minuten over doet, moet de vraag uit de inleiding beantwoorden. Je hebt waardevolle informatie om aan de aanwezigen te geven en je hebt al hun aandacht.

Plan niet meer dan drie punten in de tekst van je presentatie. Mensen bewaren maximaal drie gegevens beter, zodat ze vanaf het begin de drie punten van het project aan de groep toevoegen. Bijvoorbeeld: (1) "Dit is waar we zijn", (2) "Dit zijn onze zorgen met betrekking tot het budget" en (3) "Dit is het voorgestelde proces dat we zullen implementeren om het project vooruit te helpen."

Breid uit wat u zojuist hebt beschreven door meer details te geven. Als u de bijgewerkte informatie van dat project kent, zou u deze informatie al moeten kennen en in staat moeten zijn om deze uit te breiden. De laatste zin van het lichaam van uw toespraak zou de drie punten moeten samenvatten die u zojuist hebt uitgelegd. Je kunt zeggen: "Samenvattend, we zijn zoals uitgelegd in Punt Een, Twee en Drie. En we zullen deze situaties overwinnen en we zullen het project verder brengen door a, b en c te maken ".

Ontwikkel de afsluiting. Het laatste deel van de driedelige presentatie is een samenvatting en een conclusie. Begin de afsluiting met een zin die de oorspronkelijke vraag behandelt. Dit zorgt ervoor dat de presentatie terugkeert naar het beginpunt en vat de reden samen waarom de aanwezigen naar u luisteren. Vraag dan of je alle twijfels en vragen in het veld hebt beantwoord. Beëindig uw presentatie door iedereen uit te nodigen om te handelen of om opnieuw te bevestigen dat zij zich aan het project hebben gecommitteerd. Enkele voorbeelden kunnen zijn: "Gezien de situatie die ik zojuist heb gepresenteerd, verzoek ik u om vast te houden aan de voortgang van het project" of "Na onze bezorgdheid te hebben genoemd, vraag ik u om een ​​andere persoon te noemen die u kan helpen met de taak die voor u ligt". Deze stappen bevestigen de inzet van de leden van de groep of de administratie.