Hoe een SWOT-sessie te faciliteren

SWOT = Sterke punten, Kansen, Zwakke punten, Bedreigingen. Veel bedrijven en organisaties hebben SWOT-sessies bij het plannen of vaststellen van doelen, en vinden het nuttig om verder te gaan. Deze sessies zullen u helpen de manieren te identificeren waarop de vier gebieden uw werk beïnvloeden. Op zijn beurt helpt deze kennis je bij het plannen van blijvend succes. Als u nog nooit eerder een SWOT-sessie hebt genomen, volgt u deze eenvoudige stappen en bent u op weg naar een succesvolle planning.

Inhoud

Stappen

Methode 1hoe zich voor te bereiden op de sessie
Methode 2hoe de vergadering uit te voeren

Tips

stappen

Methode 1
Hoe zich voor te bereiden op de sessie

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 1

Adverteer de sessie van tevoren. Het is belangrijk dat uw werknemers of collega`s in de nabije toekomst weten wat ze kunnen verwachten tijdens een vergadering van dit type. Dit zal hun geest aan het onderwerp laten werken en dus een veel productievere sessie opleveren.

Stuur enkele referentiematerialen over wat SWOT betekent, samen met enkele suggesties voor individuele voorbereiding. Het helpt ook om duidelijk te maken wat er wordt verwacht in termen van individuele participatie.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 2

Maak een SWOT-afbeelding. Gebruik een groot flip-over om een grafiek te maken met vier vierkanten als een grafiek met drie lijnen, maar 2 x 2 in plaats van 3 x 3.

Markeer het vierkant dat zich linksboven met het woord bevindt "sterktes".

Markeer het vierkant dat zich rechtsboven bevindt met het woord "Zwakke punten".

Markeer het vierkant dat zich links onderin bevindt met het woord `Kansen`".

Markeer het vierkant dat zich rechtsonder met het woord "Bedreigingen" bevindt.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 3

Voeg een ander merk toe. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt dat de eerste twee vierkanten (Sterke punten, Zwakheden) zich op de aspecten concentreren "intern" van uw organisatie of bedrijf. De twee lagere vierkanten concentreren zich op elementen "extern"- dingen die niet direct onder controle zijn.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 4

Bereid de afzonderlijke materialen voor. Deze stap is volledig optioneel, maar het kan nuttig zijn om het proces te begeleiden, vooral voor beginners. U kunt ervoor kiezen individuele SWOT-diagrammen voor werknemers te maken voor gebruik tijdens de brainstormsessie die hieronder wordt uitgelegd, of u kunt ze eenvoudig hun eigen papier laten brengen en het zelf schrijven.

Methode 2
Hoe de vergadering uit te voeren

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 5

De vergadering begint. Presenteer de sessie die u gaat starten en leg uit hoe een SWOT-sessie werkt, waarom deze belangrijk is en waarom u het resultaat zult gebruiken. Deze stap is vooral belangrijk als uw werknemers niet bekend zijn met SWOT-analyse.

Vraag de teamleden om hun persoonlijke begrip van de SWOT te delen. Dit helpt u eventuele misverstanden te identificeren en te zien hoe goed de teamleden het doel van deze oefening hebben begrepen.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 6

Ideeën voorstellen. Begin met de interne factoren en laat de medewerkers nadenken over alle sterke en zwakke punten, individueel of in groepen. Ga vervolgens naar externe factoren en laat ze hetzelfde doen voor de kansen en bedreigingen.

Het kan helpen om de grote teams op te splitsen in kleine groepen van 2 tot 4 personen voor effectievere brainstormresultaten. Doe vervolgens mee met de groep om samen te bespreken en de verschillende ideeën te delen.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 7

Consolideer ideeën. Begin in uw diagram met een zone en laat de werknemers hardop reageren op de ideeën die ze bedenken. Als je al verschillende ideeën hebt voor één gebied, ga dan door naar het volgende totdat je de vier zones voltooit.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 8

Controleren. Van interne sterke punten en externe dreigingen, herzie uw ideeën. Voeg zo nodig nieuwe ideeën toe die worden gegenereerd. Bepaal van daaruit waar uw belangrijkste interessegebieden gebaseerd moeten zijn op de situatie die u in de grafiek hebt beschreven - dit kan een extra brainstormsessie vereisen.

Titel afbeelding Facilitate a SWOT Session Step 9

Records. Het is uiterst belangrijk dat u de volledige uitkomst van de vergadering registreert voor gebruik in uw volgende planningsvergaderingen en dat u als een soort gids raadpleegt om te zien hoe ver u bent gekomen.

tips

Indien nodig kunt u zich concentreren op één aspect van het bedrijf of de organisatie in plaats van alles in zijn geheel te bekijken. Dit kan ongelooflijk voordelig zijn voor individuele teams of afdelingen binnen een bedrijf.

Delen op sociale netwerken:

Verwant