Hoe een administratief assistent evalueren

Typisch, administratieve assistenten zijn de lijm waaraan een kantoor vastzit. Tegenwoordig gaat de rol van administratief medewerker verder dan de traditionele secretariële rol van het typen van memo`s en het beantwoorden van telefoons. De functies van deze werknemers te begrijpen beheer schema baas, event planning en het beheer van klantrelaties, zodat hun rol is belangrijk om het bedrijf operationeel te houden. Als u voor uw functie-taken een administratieve assistent moet evalueren, moet u eerst definiëren wat u van die functie verwacht en vervolgens doelen stellen.

stappen

2

Maak een lijst met andere functies. De evaluatiecriteria hoeven niet per se gerelateerd te zijn aan de baan. U kunt bijvoorbeeld ook kenmerken opnemen die u in een persoon verwacht, zoals een professionele, georganiseerde, bereidwillige en positieve instelling.

3

Schrijf op wat je verwachtingen zijn. Schrijf onder elke taak, verantwoordelijkheid of kenmerk op wat naar verwachting een hoge prestatiewaarde zal bereiken. Je kunt ook opschrijven wat tegen dat kenmerk is.

4

Implementeer een standaard beoordelingsmethode. U kunt bijvoorbeeld een systeem van 1 tot 10 hebben, waarbij 10 open staat en elk punt onder 4 onaanvaardbaar is. Laat een spatie onder elke functie waar de beoordelaar de motivering voor het cijfer kan schrijven.

5

Praat over deze verwachtingen met uw administratieve assistent. Het is niet eerlijk dat uw werknemer moet raden wat u van hem verwacht. Wanneer u een werknemer inhuurt, moet u een functieomschrijving hebben die deze verwachtingen verklaart. U kunt ook het evaluatieformulier opnemen, zodat uw administratief medewerker precies weet wat u te wachten staat.

2

Realistische schema`s opstellen. Verdeel grote taken in kleinere doelen. Bijvoorbeeld, als u wilt dat uw administratief medewerker leren over elementaire onderhoud van webpagina`s, u misschien kleinere doelen per jaar, zoals het nemen van een klasse (12 weken), praktijk vaardigheden (12 weken) in te stellen, leren de basisprincipes van op technologie gebaseerde systemen Internet (12 weken) om vervolgens te beginnen met het onderhoud van webpagina`s.

3

Communiceer de doelen. Als u uw werknemer niet zult ontmoeten om gemeenschappelijke doelen te bepalen, moet u communiceren wat u van hem verwacht. Een geschreven document is een goede optie, omdat dit u een permanent overzicht geeft van wat u zou willen zien, hoewel u ook de doelen met de persoon zou moeten bekijken.

4

Maak uw prestatie-evaluatie. In de volgende evaluatie van de prestaties, bevat het de doelstellingen van het voorgaande jaar. Vervolgens evalueert het of de persoon al dan niet aan deze doelen heeft voldaan en of dit te wijten was aan zijn prestaties. Met andere woorden, u straft de persoon niet als deze de doelen niet kon halen vanwege externe omstandigheden, zoals dat er in een bepaalde periode geen lessen beschikbaar waren.

5

Bepaal welke de beste manier is om de nieuwe vaardigheden te implementeren. Zodra de administratief assistent bepaalde doelen heeft bereikt, is het tijd om te beslissen hoe ze hun nieuwe vaardigheden in de praktijk brengen. Gebruik de prestatie-evaluatie als een gids om nieuwe doelen voor volgend jaar te bepalen die zijn gebaseerd op wat de persoon het jaar ervoor heeft geleerd.

2

Bepaal wie de evaluator zal zijn. Als uw administratief medewerker voor meer dan één persoon werkt, wilt u dat al deze personen een formulier invullen en feedback geven. Als uw administratieve assistent alleen voor u werkt, hoeft u alleen de beoordelaar te zijn.

3

Bepaal wat het formaat zal zijn. Misschien wil je gewoon feedback geven in een geschreven vorm. Bovendien is het een goed idee om die evaluatie te bespreken in een persoonlijke ontmoeting met uw administratieve assistent. Een alternatief is om een ​​kleine vergadering te hebben met andere supervisors.

2

Vul het evaluatieformulier in. Wanneer de tijd rijp is voor de evaluatie, gebruikt u uw aantekeningen om het formulier in te vullen. Voeg de details toe die elk cijfer dat u geeft rechtvaardigen. Evalueer ook of uw administratieve assistent de vastgestelde doelen heeft gehaald.

3

Presenteer de informatie aan de administratieve assistent. Nadat u uw medewerker heeft geëvalueerd, presenteert u de informatie in het formaat dat u hebt gekozen. Zelfs als je hem al hebt ontmoet, moet je hem een ​​geschreven verslag geven waarin zijn prestaties worden besproken.

4

Bereik een wederzijdse overeenkomst over welke gebieden vroegtijdige verbetering vereisen. Werkt samen om te onthullen op welke realistische manieren de medewerker kan verbeteren, bijvoorbeeld door hem meer tijd te geven om zijn deadlines voor het afleveren van rapporten te halen. Beiden moeten bereid zijn om een ​​beetje te geven. Dat wil zeggen, als de werknemer bepaalde doelen niet realistisch kan halen, moet u die doelen aanpassen. Als de werknemer echter zijn werk niet doet omdat hij zich niet concentreert, moet hij een manier vinden om zich aan te passen.

5

Evalueer de persoonlijkheid niet. Tenzij de persoonlijkheid van de werknemer hun werk beïnvloedt, concentreer u zich alleen op het werk dat de persoon doet. Met andere woorden, wees objectief in het evalueren van hoe de persoon bezig is zonder betrokken te raken in conflicten gerelateerd aan persoonlijkheid.

6

Probeer uw medewerker te evalueren zonder dat hij het weet. Als u wilt evalueren hoe uw administratief medewerker met anderen omgaat als u er niet bent, huur dan mensen in om het bedrijf te betreden, vraag om hulp of bel telefonisch. Geef ze een script en een formulier om de prestaties van je assistent te evalueren.