Hoe een aanvraag voor een voorstel (RFP) te schrijven

Een offerteaanvraag, of RFP voor het acroniem in het Engels, is een zakelijke tool waarmee bedrijven op zoek kunnen gaan naar consultants of onafhankelijke werknemers om aan een behoefte te voldoen. Het ontwikkelen van een effectieve RFP verhoogt de kans dat u goede voorstellen van goed gekwalificeerde kandidaten ontvangt. Hoe directer u bent over uw verwachtingen in de RFP, hoe groter de kans dat u de perfecte kandidaat voor de job vindt.

stappen

2

Evalueer je doelen en je missie. De algemene doelstellingen en missie van uw bedrijf kunnen net zo belangrijk zijn als de details van het project zelf.

3

Bepaal uw budget. U moet een specifiek nummer hebben voor de hoeveelheid geld die u aan het project kunt uitgeven. Rechtstreeks zijn over uw toegestane budget zal uiteindelijk helpen in uw relatie met de consultant die u inhuurt.

4

Maak een tijdlijn Je zult een gedetailleerde tijdlijn moeten opstellen met deadlines voor zowel het voorstel als het project zelf. U kunt het project in stappen of fasen verdelen en aan elk een andere term toewijzen.

2

Het bepaalt de reikwijdte en de geprojecteerde limieten. Voordat u de RFP schrijft, moet u de reikwijdte en limieten van uw project kennen. Mogelijk moet u het project opnieuw schalen als u zich realiseert dat u in een zeer korte tijd te veel vraagt.

3

Maak een lijst van wat er zou moeten zijn en wat je zou willen dat het zou zijn. Een manier om te weten wat u echt wilt in de antwoorden op uw RFP is om een ​​lijst te maken van uw behoeften en uw wensen. Elk van uw behoeften (of dingen die zouden moeten) moeten worden opgenomen in uw RFP. Misschien wilt u sommige of de meeste van uw wensen opnemen, maar zorg er wel voor dat uw RFP niet onrealistisch of te moeilijk wordt om te beheren.

4

Bepaal wie de voorstellen zal lezen en het project zal uitreiken. De persoon die dit lezen de voorstellen die in reactie op de RFP moet in staat zijn om ten minste te lezen, zo niet de RFP schrijven voordat het wordt verzonden.

5

Geef de minimumkwalificaties van een kandidaat op. Naast specifieke project behoeften en wensen, kunt u uw verwachtingen te schetsen over de herkomst, opleiding en ervaring van de consultants die zal werken op uw project.

6

Maak een ontwerp van een scorecard die u zult gebruiken om de voorstellen te evalueren. Als u dit doet voordat u de RFP hebt verzonden, kunt u uw behoeften en verwachtingen beter afstemmen voordat u het gaat schrijven. Op deze manier zult u zeker de belangrijkste factoren in uw RFP opnemen en benadrukken.

2

Wees specifiek, maar niet te specifiek. Hoewel u wilt dat uw RFP duidelijk en specifiek is over het type project en consultant dat u verwacht, wilt u niet dat het zo specifiek is dat u goede kandidaten uitsluit. Het vinden van een balans kan ingewikkeld zijn.

3

Organiseer de RFP effectief. Omdat u in een korte hoeveelheid ruimte veel informatie verstrekt, is de organisatie de sleutel tot een effectieve RFP.

4

Referenties aanvragen Zorg ervoor dat u referenties aanvraagt ​​als onderdeel van uw RFP. U moet kunnen achterhalen of eerdere klanten tevreden zijn geweest met zowel het proces van werken met een consultant of bureau als met het uiteindelijke project dat zij hebben ontvangen.

5

Controleer uw RFP voordat u hem verzendt. Het indienen van een verwarrende RFP of een die vol grammaticale en spelfouten is onprofessioneel en kan u enkele goede voorstellen kosten. Om als bedrijf serieus te worden genomen, moet u een kwaliteitsproduct versturen.

2

Beperk het aantal individuele bureaus waarnaar u uw RFP verzendt. Als u uw RFP naar iedereen verzendt, ontvangt u te veel voorstellen om ze realistisch te bekijken of wordt uw RFP niet serieus genomen.

3

Laat voldoende tijd over voor mensen om een ​​kwaliteitsvoorstel te doen. Door bureaus en consultants voldoende tijd te geven om uw RFP te lezen en te absorberen, uw eigen visie voor het project te creëren en een kwaliteitsvoorstel te ontwikkelen, krijgt u een beter beeld van hoe het eindproduct eruit zal zien.

4

Blijf bij je termijn. Het is waarschijnlijk dat een bureau dat een laat voorstel indient, ook laat zal zijn met de deadlines voor het project. Als u de deadlines serieus neemt, moet u geen rekening houden met voorstellen die zijn verzonden nadat de deadline is verstreken. Als u zich niet zo zorgen maakt over deadlines en u zich meer zorgen maakt over een kwaliteitsproduct, wilt u toch nog steeds overwegen om te late zendingen in te leveren.