Hoe een informatieve notitie te schrijven

Een informatieve nota beschrijft een bepaald onderwerp en de achtergrond ervan en is meestal bedoeld voor een overheidsfunctionaris of andere politieke leiders. Deze mensen die beslissingen moeten nemen, moeten elke dag moeilijke keuzes maken over verschillende kwesties en hebben geen tijd om alles grondig te onderzoeken. Een informatieve notitie helpt iemands aandacht te vestigen op één onderwerp en het te vullen met belangrijke details die u moet weten. Het biedt ook oplossingen en beveelt verbeteringen aan. Weten hoe een informatieve notitie moet worden geschreven, is een nuttige vaardigheid voor studenten, zakenmensen, politici en maatschappelijke activisten. Een overtuigende informatieve nota is beknopt, goed georganiseerd en behandelt de belangrijkste en relevante gegevens, evenals de oplossingen.

Inhoud

Stappen

Deel 1schetsen en uitwerken van de informatieve noot
Deel 2beschrijf het probleem
Deel 3bied conclusies en aanbevelingen
Deel 4bewerk het document

Tips

stappen

Deel 1
Schetsen en uitwerken van de informatieve noot

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 1

Leer je publiek kennen Voordat u begint met het schrijven van de informatieve notitie, is het belangrijk om te overwegen wie deze zal lezen. Dat bepaalt de keuzes die u in het hele document zult maken. Denk voordat u begint aan de volgende vragen en probeer de antwoorden te vinden als u ze niet kent:

Wie zal dit document lezen? Overheidsfunctionarissen? Bedrijfsleiders? ¿Periodistas? Elke gemengde groep van die mensen?
Hoeveel weet het publiek er al van? Weten ze zelfs iets? Wat is het publiek? Moet je weten?
Welke autoriteit heeft het publiek over het onderwerp? Welke veranderingen kunnen ze maken?

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 2

Plan de belangrijke punten. Voordat u begint met het schrijven van de informatieve notitie, moet u de belangrijke punten schetsen die u wilt ontwikkelen, hetzij mentaal, hetzij in een schema.

Aangezien een informatieve notitie meestal slechts 1 of 2 pagina`s bevat, moet u deze samenvatten. Politieke leiders hebben het erg druk en je informatieve nota zal niet het enige onderwerp zijn dat moet worden aangepakt. Het is niet mogelijk onnodige informatie of zeer uitgebreide uitleg te plaatsen. Bepaal vooraf uw belangrijke punten om een beknopte informatieve notitie voor te bereiden.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 3

Overweeg een sjabloon te gebruiken. Hoewel het formaat van een informatieve notitie niet erg ingewikkeld is, kunt u tijd besparen door een van de vele gratis online sjablonen te downloaden om informatieve notities te maken in Microsoft Word.

Een sjabloon kan u helpen uw ideeën te ordenen en snel een informatieve notitie te ontwikkelen.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 4

Maak lijnen van naam, datum en onderwerp. Als u geen sjabloon gebruikt, moet u beginnen met het voorbereiden van uw document door naam, datum en onderwerpregels te maken.

In de naamregel geeft u aan tot wie de informatieve notitie is gericht.

Op de datumregel geeft u de datum aan waarop u het document hebt verzonden.

In de onderwerpregel zou u in een paar woorden het hoofdonderwerp van de informatieve nota moeten beschrijven, bijvoorbeeld: "De prevalentie van intimidatie in Latijns-Amerika". Hierdoor kan de lezer het onderwerp kennen waar het document mee zal omgaan, zonder er zelfs maar doorheen te gaan.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 5

Overweeg een samenvattend gedeelte. Sommige informatieve notities bevatten een samenvattingsectie aan het begin van het document, die het hele document samenvoegt tot enkele hoogtepunten. Bepaal of u dit wilt doen en, als dat het geval is, laat ruimte open voor die sectie.

Voor een zeer bezige lezer, laat de samenvatting u van tevoren weten wat de belangrijke punten zijn, zodat u door de rest van het document kunt bladeren.

Een goed geschreven informatieve notitie is vaak beknopt genoeg tot het punt dat deze sectie niet nodig is. Voor zaken die onmiddellijke actie vereisen, kan dit echter een manier zijn om de urgentie van het document te benadrukken door duidelijk de deadline in de samenvatting te vermelden.

De samenvatting mag niet meer dan drie tot vier hoogtepunten bevatten.

Deel 2
Beschrijf het probleem

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 6

Begin met een samenvatting van het probleem. In het volgende deel van het document moet het probleem of probleem in detail worden beschreven. Het begint met een korte start (meestal met de ondertitel "Onderwerp" of "Doel") dat in één of twee zinnen het belangrijkste probleem beschrijft waarop het document is gecentreerd of de reden waarom u het hebt verzonden.

U kunt bijvoorbeeld iets schrijven als "Gewelddadige incidenten met betrekking tot pesten nemen toe op scholen in Latijns-Amerika. Het huidige disciplinaire beleid is mogelijk niet voldoende om het probleem aan te pakken. "

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 7

Vat de achtergrond of belangrijkste feiten samen. De volgende sectie (waarvan de ondertitel "Overwegingen" of "Achtergrond" zou moeten zijn) zou gedetailleerde informatie moeten verschaffen over de situatie van het probleem of probleem, met de nadruk op de recente ontwikkeling of de huidige status van de situatie.

Dit gedeelte moet de informatie bevatten die nodig is voor de lezer om een beslissing te nemen over de kwestie. U moet informatie uitsluiten die niet noodzakelijk is voor dat doel, hoe interessant deze ook is.

Als je het nog niet gedaan hebt, doe een beetje onderzoek voordat je dit gedeelte gaat schrijven. U moet de informatie in dit gedeelte zo accuraat, specifiek en bijgewerkt mogelijk maken.

Vertaal indien nodig de informatie voor uw publiek om deze sectie duidelijk en eenvoudig te maken. Vermijd jargon, technische taal of informatie die niet van centraal belang is voor het publiek.

Gebruik de gegevens en statistieken zoals van toepassing - leg echter dingen uit in woorden die het publiek snel en gemakkelijk kan begrijpen.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 8

Sluit uw mening uit. Uw mening over de situatie of wat eraan moet worden gedaan, mag niet in deze sectie worden weergegeven. Houd het strikt objectief.

U kunt er echter voor kiezen om de voor- en nadelen van verschillende huidige of voorgestelde maatregelen te bespreken, zodat u de sterke en zwakke punten van elk ervan benadrukt.

Deel 3
Bied conclusies en aanbevelingen

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 9

Maak het relevant. De informatieve notitie moet eindigen met secties waarvan de ondertitels "Conclusies", "Aanbevelingen" of "Volgende stappen" zijn. Deze afsluiting moet duidelijk maken waarom de lezer de zaak belangrijk vindt.

Probeer het probleem rechtstreeks te koppelen aan het eigen belang van de lezer om het document overtuigender te maken.
U kunt bijvoorbeeld iets zeggen als "Incidenten met betrekking tot pesten zorgen ervoor dat ouders de optie van privéscholen overwegen. Dergelijke incidenten houden verband met het behalen van lage cijfers en het verlagen van het graduatietarief, waardoor scholen minder effectief lijken in de ogen van de gemeenschap. Daardoor verkleinen ze de mogelijkheid van Latijns-Amerika om de financiering aan te vullen met particuliere en federale fondsen ".

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 10

Stel een oplossing voor. Veel informatieve aantekeningen zullen een voorgestelde oplossing bieden voor het probleem dat werd beschreven. Op deze manier zullen ze het probleem koppelen aan een verandering die wordt gezocht in het beleid om de situatie te verbeteren.

Sommige informatieve opmerkingen zullen de voorgestelde oplossingen samenvatten in een sectie waarvan de ondertitel "Aanbevelingen" kan zijn, maar sommige auteurs geven de voorkeur aan "Volgende stappen" omdat ze denken dat het een zachtere toon heeft en dat het minder agressief of aanmatigend is. Onthoud dat de lezer degene is die de uiteindelijke beslissing neemt over het probleem en niet jij.

Dit gedeelte hoeft niet `gebalanceerd` te zijn, net als de achtergrond of overwegingen. Het kan een ruimte zijn voor u om uw mening te uiten over wat er moet gebeuren.

Er moet echter worden opgemerkt dat u een bepaalde oplossing niet hoeft te ondersteunen. U kunt ook eenvoudig sommige opties blootleggen met hun voor- en nadelen en eenvoudig de lezer aansporen deze te overwegen en maatregelen nemen om het probleem aan te pakken. Geef niet noodzakelijk aan welke maatregel het meest geschikt is.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 11

Gebruik informatie om uw argument te ondersteunen. Uw voorstellen in deze laatste sectie moeten logisch voortvloeien uit de informatie die in de vorige paragrafen is gepresenteerd. Gebruik de door u gepresenteerde informatie om aan te geven waarom de door u voorgestelde oplossing goed is.

Zorg ervoor dat elke oplossing die u voorstelt duidelijk is en direct verband houdt met het onderwerp terwijl u het beschrijft. Stel je bijvoorbeeld voor dat je in het vorige gedeelte het gebrek aan programma`s hebt gemarkeerd om pesten te voorkomen. In dat geval zou het logisch zijn om een dergelijk programma voor te stellen en de effectiviteit ervan op andere scholen aan te geven. Als er nog geen preventieprogramma`s zijn, lijkt een dergelijke oplossing misschien uit het niets.

Deel 4
Bewerk het document

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 12

Verminder het Een informatieve nota zou slechts over twee pagina`s moeten zijn. Als de notitie meer pagina`s bevat, moet uw eerste stap in het bewerkingsproces zijn om onderdelen te vinden en te verkleinen.

Zoek naar informatie die niet gerelateerd is aan het onderwerp of die minder belangrijk is, en verwijder deze, vooral als deze geen verband houdt met de oplossingen die u aanbiedt.
Zorg er op dezelfde manier voor dat u geen belangrijke informatie mist die nodig is om uw argument duidelijk en overtuigend te maken. Het kan zijn dat u de ene informatie moet veranderen voor de andere.
Probeer jezelf in de schoenen van een politicus of bureaucraat te zetten als je hem bewerkt. Denk eens aan de hoeveelheid informatie die deze mensen elke dag ontvangen. Draag niet bij aan het probleem. Maak deel uit van de oplossing door de informatie te verstrekken die nodig is om een beslissing te nemen: niet meer en niet minder.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 13

Gebruik geen technische taal. Let tijdens het bewerken op het jargon of de technische taal die uw document minder toegankelijk zou kunnen maken. Zelfs als u dit wilde vermijden bij het schrijven van het document, is het mogelijk dat er een uitdagende taal in het document kan voorkomen.

Vooral als u een expert bent in het onderwerp dat u schrijft, is het gemakkelijk om op zijn minst tijdelijk te vergeten dat de taal die dagelijks voor u is, moeilijk te begrijpen kan zijn voor anderen.

Houd er ook rekening mee dat het niet altijd meteen duidelijk is waarom iets belangrijk is voor mensen die nog niet bekend zijn met een onderwerp. Politieke leiders kunnen meestal geen experts zijn over alle kwesties waarover ze beslissingen moeten nemen.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 14

Zorg dat de structuur logisch is. Zorg ervoor dat de belangrijke informatie die u hebt toegevoegd logisch voortvloeit uit het probleem terwijl u het samenvat. Wees er zeker van dat elke oplossing die u voorstelt ook op deze belangrijke overwegingen is gericht.

Titel afbeelding Write a Briefing Paper Step 15

Controleer zorgvuldig. Nadat u aandacht heeft besteed aan de lengte en vloeiendheid van het document, moet u het een zorgvuldiger beoordeling geven om ervoor te zorgen dat het geen fouten bevat.

De lezer kon een document met grammaticale, orthografische en stijlfouten niet erg serieus nemen. Het is mogelijk dat u uzelf meer schade berokkent in plaats van te profiteren van het verzenden van een document als dit, omdat het uw mening in diskrediet kan brengen.

tips

Bekijk informatieve notities geschreven door prominente leiders en deskundige docenten, zodat u kunt leren van hun overtuigende methoden.
Bedenk dat, hoewel je aantekening gericht zou kunnen zijn aan een bepaalde persoon, andere mensen het ook zouden kunnen lezen: werknemers, collega`s en zelfs de media. Dit is een goede reden om uw schrijven zo toegankelijk mogelijk te houden, zelfs als de beoogde lezer enige kennis van het onderwerp heeft.

Delen op sociale netwerken:

Verwant