Hoe een inleidende brief te schrijven

Een inleidende brief wordt meestal gebruikt in zakelijke communicatie, wordt gebruikt om een communicatie tot stand te brengen, informatie op te vragen of een nieuw product of een nieuwe dienst te schetsen. Doorgaans schrijft u inleidende brieven aan mensen die u niet persoonlijk kent, waardoor het op de een of andere manier moeilijker wordt om een toon en stijl voor hen vast te stellen. U kunt echter een snel middel leren om uw brief beknopt, leesbaar en effectief te maken om de informatie te verstrekken die u wilt overbrengen.

Inhoud

Stappen

Deel 1schrijf het begin
Deel 2schrijf het lichaam van de brief
Deel 3controleer en polijst de brief

stappen

Deel 1
Schrijf het begin

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 1

Stuur de brief zo ver mogelijk naar een specifieke persoon. De inleidende brief moet, indien mogelijk, worden geadresseerd aan de persoon die de brief zal lezen. Het is gepast om een brief te schrijven aan alle betrokkenen, of aan de manager of de functie van een persoon als u de brief naar een algemene account of een inlenende onderneming stuurt en als u niet zeker weet met wie u te maken hebt.

Begin de brief door uw functie, uw titel of uw rol uit te drukken en uit te leggen waarom u het schrijft. Normaal gesproken hoeft u uw naam niet in de letter op te nemen omdat deze in uw handtekening wordt weergegeven.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 2

Druk uw doel duidelijk uit. U moet zo snel mogelijk de reden opgeven waarom u schrijft. Wat wil je? Waarom schrijf je? Het is waarschijnlijker dat uw brief in de prullenbak terechtkomt dan dat u helpt een interview te krijgen als deze vragen bij een werkgever of bedrijf aan de orde komen.

Wees direct: "Ik schrijf om te weten te komen of er een vacature voor een nieuwe recensent is" of "Ik schrijf om de kenmerken van een nieuw product te schetsen dat mijn bedrijf zojuist heeft onthuld". Deze perfect werkende uitspraken moeten in de eerste zinnen van uw brief voorkomen.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step 3

Stel een passende toon of stijl in voor de letter. Wanneer u een inleidende brief schrijft, is het goed om een consistente en competente stijl te hebben, die niet erg bekend of erg rigide of technisch is. Voor uw inleidende brief moet de toon professioneel zijn, maar niet te koud of robotachtig. Het is belangrijk om een menselijke warmte in de brief te hebben met behoud van professionele inhoud in het algemeen.

Een veelgemaakte fout die onervaren schrijvers maken is in taal - in die mate dat de brief lijkt te zijn gekopieerd in plaats van geschreven. Gebruik een taal die de brief spraakzaam, maar professioneel laat klinken. Laat de brief u vertegenwoordigen.

Probeer niet slim te klinken door de gimmicky woorden te vervangen door degene die je normaal zou gebruiken. Dit is geen proefschrift voor een masteropleiding, maar een inleidende brief. Gebruik de juiste woorden en wees beknopt.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step 4

Breng een persoonlijke verbinding tot stand. Leg uit hoe je erin slaagde om meer te weten te komen over de baan, de baan of het bedrijf waar je naartoe schrijft en schets je verbinding ermee. Na het lezen van een inleidende brief, zou de werkgever of de rekruteringscoördinator een duidelijk idee moeten hebben van wie u bent, waarom u de baan wilt en waarom u geschikt zou zijn voor de baan. Als deze verbinding erg krachtig is, krijg je een interview en krijg je de kans om aan de slag te gaan.

Als u een relatie hebt met iemand die in het bedrijf werkt, als u bent doorverwezen naar een postulaat of als u iemand kent die eerder een beurs van uw instelling heeft gekregen, is het goed om dit in het eerste deel van de brief te vermelden inleidende. Dit kan een manier zijn om iemand op dit punt te herinneren "Oh, dit is de persoon waar Jim me over vertelde" of om dit punt voor de eerste keer vast te stellen.

Deel 2
Schrijf het lichaam van de brief

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 5

Verbind je vaardigheden met de baan. Het is belangrijk om de verbanden in sommige zinnen te verduidelijken over uw bekwaamheden, competenties en vaardigheden om een baan of projecten te verzorgen, naast uitleg over de manieren waarop uw ervaring aansluit op uw vermogen om te werken, of het nu een nieuwe functiepositie, een overdracht of een nieuwe baan.

Maak een profiel van enkele van de ervaringen die u heeft opgedaan in het veld of in de branche waarnaar u in de brief verwijst. Als je de inleidende brief hebt geschreven zoals we al zeiden, dan richt je je op een veld of een professionele industrie. Het is nuttig om enkele specifieke vaardigheden en ervaringen op te nemen om de brief effectief te maken.
Een baan willen is niet hetzelfde als vaardigheden hebben. Als u in de inleiding zei dat u geïnteresseerd bent in een sollicitatiegesprek omdat u uitstekend geschikt bent, hoeft u het niet vijftig keer te herhalen. Schrijf dat "echt, je hebt deze baan echt nodig" Je ziet er niet aantrekkelijker uit.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step 6

Wees zo specifiek mogelijk. Stel een tijd in waarop u persoonlijk kunt ontmoeten of geef aan wat u precies wilt gaan doen in reactie op uw brief. Stel dat je in een interview je vaardigheden wilt bespreken als dat het geval is. Zeg direct dat je de baan wilt als het zo is. Leer alles wat u kunt over het sollicitatieproces of het sollicitatieproces waarvoor u schrijft en vraag vervolgens naar de volgende stap in het proces.

Richt de inleidende brief op een bepaald niveau van werk. Deze functie hoeft niet expliciet te worden vermeld, maar houd rekening met het soort resultaat dat u wilt behalen om de relevante brief bij te houden.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 7

Neem geen informatie op die in uw curriculum vitae staat. Het is een slecht idee om je graden en je prijzen op te noemen en de namen van veel mensen te noemen. Het is verspilling van ruimte in de brief als je informatie herhaalt die je snel kunt bekijken in je cv. Probeer niet te schrijven over informatie die gemakkelijker en sneller uit een andere bron kan worden verzameld. Integendeel, het doel van het schrijven van deze brief is jezelf presenteren en een kans te krijgen.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 8

Schrijf om een interview te krijgen. Het is onwaarschijnlijk dat u een baan zult krijgen of dat u alles krijgt wat u wilt dankzij de kracht van één enkele letter. Door het te schrijven, kun je jezelf en je vermogen bewijzen om de persoon of medewerker te zijn die de lezer van de brief nodig heeft. Daarom is het goed om direct te zijn, je vaardigheden en connecties voor de klus te markeren en de volgende fase van het proces te betreden, ofwel een interview of een andere stap in een contract.

Herhaal de belangrijkste informatie in de conclusie. Vlak voor het afronden van de brief met een passende begroeting, wordt aanbevolen om kort en direct te herhalen wat je wilt.

Deel 3
Controleer en polijst de brief

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 9

Controleer en corrigeer uw brief. Na het schrijven van een concept is het zeer belangrijk om de brief opnieuw te lezen en op te poetsen. Alle goede schrijvers weten dat goed schrijven niet wordt gegeven voordat het is beoordeeld. Wanneer je je brief hebt geschreven, zul je het moeilijke gedeelte hebben gedaan, maar je moet genoeg tijd reserveren om het op te poetsen en het goed te maken.

Het beoordelingsproces richt zich op het elimineren van uw spelfouten bij het schrijven en uw spelfouten. Controleer je brief een tweede keer en zorg ervoor dat de onderwerpen en de werkwoorden het erover eens zijn, dat de betekenis duidelijk is en dat wordt bereikt wat nodig is.
Wanneer u het schrijven zo bevredigend mogelijk hebt gemaakt, is het tijd om te corrigeren en de laatste zorgen of last minute zaken te zien, zoals correcte spelfouten bij het schrijven, correcte spelfouten en het opmaken van de brief .

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 10

Maak de brief eenvoudig en bondig. Over het algemeen mag een inleidende brief niet langer zijn dan een pagina of tussen de 300 en 400 woorden bevatten. U schrijft waarschijnlijk iemand die veel documenten in één dag moet nakijken en die geen lange, overschreven inleidende brief wil lezen. Het zou jammer zijn als je harde werk in de prullenbak terechtkomt, dus het is belangrijk dat de brief kort is. Richt u alleen op het communiceren van de belangrijkste informatie in uw brief.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 11

Geef de brief een passend formaat. Een inleidende brief moet goed focussen en een onderscheidende inleiding, een paar alinea`s in het lichaam en een korte en beknopte conclusie presenteren. U krijgt de taak of presentatie niet als u één alinea zonder contactgegevens of een begroeting levert.

Voeg uw curriculum vitae toe zoals het zou moeten zijn na de inleidende brief. De introductie moet de eerste zijn in een sollicitatiepakket.

Bevat goede contactgegevens. Bij het beoordelen van de laatste editie van de inleidende brief, zorg ervoor dat de contactgegevens zijn opgenomen in de rechterbovenhoek van de koptekst. Vermeld uw e-mailadres, uw telefoonnummer en andere basiscontactinformatie.

Titel afbeelding Write an Intrruction Letter Step Step 12

Denk na over het opnemen van een naschrift. Sommige professoren van bedrijfsschriften en een aantal deskundige communicatoren raden aan de meest relevante of meest urgente informatie in een naschrift letterlijk toe te voegen. De reden waarom dit goed werkt heeft vaak te maken met de manier waarop mensen de communicatie verwerken in een brief. Een postscript kan effectiever zijn, in plaats van de belangrijkste informatie in de conclusie te plaatsen. Hoewel het waar is dat dit voor sommige mensen misschien informeel overkomt, kan het een effectieve manier zijn om belangrijke informatie onder de aandacht te brengen en uw brief op te laten vallen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant