Hoe een werknemershandleiding te schrijven

Een werknemershandboek beschrijft het beleid, de procedures en de leidende principes van het bedrijf. Het doel van de handleiding is ervoor te zorgen dat medewerkers het bedrijfsbeleid dat van invloed is op hun werk, hun salaris en hun voordelen duidelijk en volledig begrijpen. Het is belangrijk dat elk bedrijf een uitgebreid personeelshandboek heeft om juridische problemen die zich kunnen voordoen te vermijden en om hun werknemers te ondersteunen. U kunt een medewerkershandboek schrijven met richtlijnen en regels met betrekking tot compensatie, voordelen voor werknemers en de gedragsnorm van uw bedrijf. Bespreek ook het beleid van het bedrijf met betrekking tot de veiligheid van alle werknemers. Zorg ervoor dat u een toegankelijke toon en duidelijke taal gebruikt in de handleiding, zodat uw medewerkers dit gemakkelijk kunnen volgen.

Inhoud

Stappen

Deel 1schrijf een inleidende sectie
Deel 2adres compensatie en voordelen voor de werknemer
Deel 3beschrijf de norm voor zakelijk gedrag
Deel 4bespreek veiligheid
Deel 5gebruik de juiste toon en taal

stappen

Deel 1
Schrijf een inleidende sectie

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 1

Het begint met een algemene inleidende paragraaf. De medewerkershandleiding moet een algemene inleidende paragraaf bevatten met een samenvatting van het doel van de handleiding. Je moet de werknemer verwelkomen en het doel van het bedrijf bespreken om een lonende werkplek te zijn voor zijn werknemers. U moet ook het belang van de relatie tussen de werkgever en de werknemer herhalen.

U kunt bijvoorbeeld schrijven: "We zijn ervan overtuigd dat u (naam van het bedrijf) een dynamische en interessante werkplek zult vinden en anticipeert op uw bijdrage aan ons voortdurende succes. Wij beschouwen onze werknemers als onze meest waardevolle hulpbron. Deze handleiding dient als leidraad voor de relatie tussen werkgever en werknemer".

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 2

Het bevat een disclaimer waarin u vermeldt dat de handleiding geen wettelijk contract is. U moet er ook voor zorgen dat de introductie van de handleiding een disclaimer bevat waarin u aangeeft dat de handleiding geen juridisch bindend contract is tussen de werkgever en de werknemer. Dit helpt juridische geschillen te voorkomen en beschermt uw bedrijf in het geval er zich in de toekomst juridische problemen voordoen.

U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Deze handleiding bevat alleen informatie en algemene richtlijnen. Het is geen juridisch en bindend contract en handelt niet als een contractueel recht om in het bedrijf te blijven werken".

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 3

Hij vermeldt dat het bedrijf naar eigen inzicht de medewerker kan ontslaan. Dit is een andere belangrijke disclaimer die u moet opnemen in de werknemershandleiding. U moet vermelden dat het bedrijf geen werknemers moet behouden en dat u elke werknemer naar eigen goeddunken kunt ontslaan. Dit zorgt ervoor dat werknemers de handleiding niet als een contract zien en dat de handleiding niet als zodanig in een rechtbank kan worden gebruikt.

U kunt bijvoorbeeld schrijven: "U kunt op elk moment worden ontslagen met of zonder reden en zonder voorafgaande kennisgeving van het bedrijf. U kunt ook op elk gewenst moment aftreden".

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 4

Bevat een herkenningspagina voor de medewerker. U moet ook een herkenningspagina opnemen die de werknemer moet ondertekenen. Dit zal ervoor zorgen dat de werknemer instemt met de voorwaarden van de handleiding en zal betekenen dat de medewerker het beleid in de handleiding begrijpt.

U vindt voorbeelden van herkenningspagina`s voor werknemers via de website van de Society for the Management of Human Resources en de website van de Nationale Federatie van onafhankelijke bedrijven uit de VS.

Deel 2
Adres compensatie en voordelen voor de werknemer

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 5

Beoordeel de lokale vereisten voor werknemershandleidingen. De meeste federale of nationale bestuursorganen verplichten bedrijven om een duidelijk en gedetailleerd salarisbeleid te geven in het werknemershandboek. Elke locatie heeft verschillende arbeidswetgeving en vereist dat u verschillende informatie over salarissen van werknemers opneemt in de handleiding. Maak uzelf vertrouwd met de lokale wetgeving om ervoor te zorgen dat u aan alle vereisten voldoet.

U kunt federale wetten voor werkgevers raadplegen via de website van de Afdeling Arbeid als je in de VS woont of van de website van de equivalente entiteit in uw land. Zorg ervoor dat u duidelijk bent over de vereisten van de handleiding van uw bedrijf voordat u een beleid of verwachting maakt.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 6

Beschrijf het salarisbeleid. De medewerkershandleiding moet uw wettelijke verplichtingen met betrekking tot het betalingsschema en de betaling van overuren vermelden. Medewerkers moeten weten hoe vaak ze worden betaald en of ze worden betaald voor overwerk. U moet de verwachte werkuren voor werknemers beschrijven, afhankelijk van of zij parttime of fulltime werken.

Omvat beschrijvingen van vrijgestelde en niet-vrijgestelde werknemers. Vrijgestelde werknemers zijn meestal senior managers en wetten met betrekking tot minimumlonen, overuren en andere loonpraktijken zijn niet op hen van toepassing.

De beschrijving moet de definitie van overuren bevatten (bijvoorbeeld meer dan 9 uur per dag, 40 uur per week, op feestdagen, enz.). Vergeet niet te vermelden dat werknemers worden vergoed voor reistijd of werkvoorbereiding.

Vermeld ook het beleid van het bedrijf met betrekking tot uitsparingen en lunchtijd, zoals hoeveel tijd aan werknemers wordt besteed voor deze pauzes. Dit zorgt ervoor dat medewerkers weten wat ze kunnen verwachten als het gaat om het beheren van hun tijd.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 7

Bespreekt de beloning van werknemers. Raadpleeg in de werknemershandleiding ook de compensatiepakketten die uw bedrijf haar werknemers aanbiedt. Dit kan bonussen, aandelenopties en salarisverhogingen in de loop van de tijd omvatten. Zorg ervoor dat u beloningspakketten aanbiedt die realistisch en betaalbaar zijn voor het bedrijf, aangezien u in de toekomst wellicht deze verplichtingen moet nakomen.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 8

Bevat voordelen voor de werknemer. Federale of nationale wetten kunnen van het bedrijf vereisen dat het voordelen biedt aan werknemers, zoals gezondheidsvoordelen, tandheelkundige voordelen en levensverzekeringen. Deze voordelen voor de werknemer moeten in de handleiding kort worden beschreven. U dient niet in te gaan op specifieke details, aangezien uw uitkeringsbeleid kan veranderen en u geen verouderde of onjuiste informatie in de handleiding moet opnemen.

Zorg ervoor dat u vermeldt wie in aanmerking komt voor uitkeringen, zoals fulltime werknemers, deeltijdwerknemers en hun gezinnen en echtgenoten. U moet ook de criteria voor de inschrijving in uitkeringsplannen uitleggen en wanneer deze kunnen worden gewijzigd, zoals in het geval van een huwelijk of de geboorte van een kind.

De voordelengids moet ook informatie bevatten over elk pensioen- of spaarplan dat door het bedrijf wordt gesponsord. Zorg ervoor dat u relevante beleidsmaatregelen invoert, zoals gelijkwaardige bijdragen of opbouwperiodes.

Beschrijft beleid voor werknemersvergoedingen. In het geval van bedrijven waar werknemers mogelijk verplicht worden om hun eigendom of persoonlijke reizen voor zakelijke doeleinden te gebruiken, moet u de polis beschrijven voor het vergoeden van deze kosten, indien van toepassing. Het maakt duidelijk welke kosten de verantwoordelijkheid zijn van het bedrijf en welke de verantwoordelijkheid zijn van de werknemer. Beschrijf het proces voor het verkrijgen van goedkeuring voor de terugbetaling en maak een lijst met uitgaven.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 9

Noem het licentiebeleid van het bedrijf. De wet vereist dat u licentiebeleid implementeert. U moet een gezins- en medische licentie hebben die werknemers voorziet van maximaal 12 weken onbetaald verlof voor de geboorte of verzorging van een kind, om te zorgen voor een familielid met een ernstig gezondheidsprobleem of als de werknemer zich ontwikkelt een ernstig gezondheidsprobleem. Controleer het lokale beleid met betrekking tot gezinsverlof zonder te betalen.

U moet ook het beleid van het bedrijf met betrekking tot vakanties uitleggen, zoals hoeveel vakantie tijd zal worden gegeven aan werknemers per jaar als onderdeel van hun dienstverband. U moet de hoeveelheid tijd beschrijven die zal worden gegeven voor het overlijden van een familielid of voor medisch verlof.

Zorg ervoor dat u het vakantiebeleid van uw bedrijf bespreekt, inclusief hoe vakanties worden verkregen en hoe u gratis tijd kunt aanvragen. U moet een lijst met feestdagen opnemen die het bedrijf viert, met duidelijke informatie over wanneer het bedrijf sluit of open blijft tijdens de vakantie.

Deel 3
Beschrijf de norm voor zakelijk gedrag

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 10

Noem de algemene verwachtingen van het bedrijf ten aanzien van zijn werknemers. De medewerkershandleiding moet de waarden beschrijven die u zou willen zien in uw werknemers en hun verwachtingen van hen. Bespreek hoe u wilt dat medewerkers zich gedragen en communiceren op de werkplek. U moet ook een contactpersoon vermelden met wie werknemers kunnen praten als ze vragen hebben of verduidelijking nodig hebben.

Je moet ook een positieve en bemoedigende houding aanhouden bij het bespreken van verwachtingen met betrekking tot werknemers. Hierdoor blijven ze geïnteresseerd in de handleiding en lijken ze toegankelijker voor hen te zijn.
U kunt bijvoorbeeld schrijven: "We verwachten van onze medewerkers dat ze voldoen aan een hoge mate van professioneel gedrag en integriteit. Ze moeten respectvol en hoffelijk zijn over de gevoelens en behoeften van anderen. Personen die ongepast of onprofessioneel handelen, zullen worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen".

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 11

Bespreek de dresscode op de werkplek. Als uw werk een specifieke dresscode heeft, moet u dit opnemen in de werknemershandleiding. Zorg ervoor dat u duidelijk bent over de vereisten van de dresscode en geef aan wat het bedrijf verwacht van werknemers op de werkplek.

Als uw werkplek bijvoorbeeld een kantoor is, kunt u een informele zakelijke dresscode instellen. U kunt vermelden dat alle werknemers zich moeten houden aan een informele zakelijke dresscode en goed verzorgd moeten zijn.

Geef visuele voorbeelden van aanvaardbare kleding en verzorgingsproducten, omdat ideeën kunnen verschillen naargelang van sociale groepen en generaties.

Het bevat specifieke voorschriften met betrekking tot baarden, zichtbare tatoeages en religieuze hoofdtooien.

Als uw werknemers vaak veldwerk verrichten op bouwplaatsen, moet u mogelijk altijd beschermende kleding of apparatuur dragen. U moet deze vereisten in de handleiding beschrijven zodat werknemers zich elke dag kunnen kleden voor veldwerk.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 12

Het omvat een beleid van gelijke kansen op werk en non-discriminatie. Volgens de wet verplichten veel plaatsen bedrijven om een duidelijk omschreven beleid van gelijke kansen op werk en non-discriminatie in hun werknemershandboek te hebben. U moet duidelijk vermelden dat uw bedrijf discriminatie op de werkplek verbiedt.

Als je in de VS woont, moet je ook de Amerikaanse handicapwet (ADA) bespreken, waarin wordt gesteld dat je mensen met een handicap niet zult discrimineren. Je kunt meer te weten komen over de Americans with Disabilities Act in uw website.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 13

Implementeer een beleid van klachten tegen intimidatie. Het bedrijf moet ook een beleid tegen intimidatie hebben dat duidelijk stelt dat geen enkele vorm van intimidatie onder alle omstandigheden op de werkplek wordt getolereerd. Vaak vereist federale of nationale wetgeving dat u dit beleid voor uw werknemers implementeert.

U moet een proces implementeren om een klacht over intimidatie in te dienen, zodat medewerkers weten hoe ze een klacht moeten indienen en met wie ze over het probleem kunnen praten. U kunt een vertegenwoordiger van personeelszaken aanwijzen die verantwoordelijk is voor het aanpakken van klachten over intimidatie op de werkplek.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 14

Bevat een beleid inzake gebruik en digitaal gedrag. U moet er ook voor zorgen dat het werknemershandboek een beleid bevat voor het correct gebruiken van de computers en software van het bedrijf op kantoor en daarbuiten. Dit is vooral belangrijk als het grootste deel van het werk wordt gedaan op de computers van het bedrijf.

Zorg ervoor dat u beschrijft hoe werknemers hun elektronische informatie kunnen beveiligen en elk wachtwoord of bedrijfsinformatie op hun computers kunnen beschermen. U moet ook alle beveiligingsmaatregelen vermelden die u hebt geïmplementeerd om de privacy van uw online werknemers en uw bedrijfsinformatie te beschermen.

U moet ook richtlijnen opstellen voor het juiste gebruik van de computer en websites waartoe werknemers wel en niet toegang hebben. U moet ervoor zorgen dat werknemers duidelijk zijn over welke websites toegankelijk zijn via het bedrijfsnetwerk en het belang vermelden van het privé houden van bedrijfsinformatie door via e-mail te communiceren.

Noem een beveiligingsmaatregel die kan worden gezien als een schending van de privacy van de werknemer, en leg uit waarom dit noodzakelijk is voor de veiligheid van het bedrijf.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 15

Bespreekt het proces van evaluatie van de prestaties van medewerkers. U moet ook gegevens opnemen over hoe werknemers worden geëvalueerd op basis van hun prestaties op de werkplek. U kunt een prestatie-evaluatiemeeteenheid opnemen in de handleiding of algemene richtlijnen opnemen over hoe en wanneer deze evaluaties zullen worden uitgevoerd.

U kunt bijvoorbeeld vermelden dat werknemers jaarlijkse evaluaties zullen ontvangen en dat positieve evaluaties meestal zullen leiden tot een salarisverhoging of bonus. U kunt ook disciplinaire maatregelen bespreken waartoe werknemers mogelijk worden onderworpen als zij geen positieve evaluatie ontvangen, zoals een proefperiode gevolgd door een tweede evaluatie of een ontslag.

In het bijzonder vermeldt het elk gedrag dat zou kunnen leiden tot onmiddellijk ontslag, zoals alcohol- of drugsgebruik, diefstal, intimidatie, geweld of andere ernstige overtredingen.

Deel 4
Bespreek veiligheid

Beschrijf veiligheidsmaatregelen op de werkplek. Uw werknemers moeten alle beveiligingsmaatregelen in de faciliteiten kennen, inclusief beveiligingscamera`s, detectoren en bewakers. Het omvat elk operationeel proces dat vereist is om de beveiligingscontrole door te geven. Beschrijf elk beperkt of beperkt toegangsgebied, samen met een duidelijke beschrijving van wie mag deelnemen en wie niet. Voor alle duidelijkheid: u kunt ook een kaart toevoegen met deze gebieden.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 16

Vermeld als het bedrijf voldoet aan de lokale gezondheids- en veiligheidswetten. Mogelijk moet u zich houden aan de wetten op de gezondheid en veiligheid op het werk van de plaats waar u woont en moet u ze vermelden in uw medewerkershandboek. U moet vermelden dat alle werknemers elk ongeval, letsel, mogelijk risico of aan veiligheid gerelateerde zaken aan het management moeten melden.

U moet ook een beveiligingsbeleid implementeren met betrekking tot slecht weer of gevaarlijke arbeidsomstandigheden. Dit is vooral belangrijk als uw werknemers vaak veldwerk doen of buitenshuis werken.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 17

Beschrijf het beleid voor incidentenrapportage. U moet ook een proces opnemen om incidenten op het werk te melden, zoals een letsel tijdens het werk of een diefstal. Uw werknemers moeten weten hoe zij een incident kunnen melden en met wie zij in geval van een incident kunnen praten.

U kunt in de medewerkershandleiding een gedetailleerd proces opnemen om incidenten te melden of meer in het algemeen uit te drukken. Misschien wilt u kiezen voor een meer algemene discussie als u denkt dat het rapportageproces in de toekomst zal veranderen.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 18

Bespreek een actieplan in geval van nood. U moet ook een duidelijk actieplan opnemen in geval van nood, zoals een brand op het werk of een natuurramp, zoals een overstroming of slecht weer. U moet in de handleiding een exitplan op een kaart opnemen dat werknemers moeten volgen en de gebieden of beveiligingspunten buiten het gebouw moeten bespreken.

Deel 5
Gebruik de juiste toon en taal

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 19

Behoud een vertrouwde toon De medewerkershandleiding moet voor alle medewerkers toegankelijk en gemakkelijk leesbaar zijn en een vertrouwde in plaats van formele of rigide toon hebben. Probeer de tekst aan te passen voor alle medewerkers met een toon die toegankelijk en duidelijk is.

U kunt het doen door u voor te stellen dat de handleiding een gesprek is dat u hebt met een werknemer in uw hoedanigheid van werkgever. U moet een duidelijke en vriendelijke toon gebruiken wanneer u met een medewerker spreekt en formele of onbuigzame taal vermijdt.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 20

Vermijd jargon of complexe taal. Arbeidswetten kunnen complex zijn, maar dit betekent niet dat de handleiding van de werknemer vol verbaal of jargon moet zijn. Kies in plaats daarvan voor duidelijke taal en vereenvoudigde voorwaarden. Het is mogelijk dat het opnemen van juridische termen die op de lange termijn moeilijk te begrijpen zijn, uw bedrijf niet wettelijk beschermt en de werknemers die de handleiding lezen, alleen maar vervreemdt.

U moet het gebruik van formele voorwaarden zoals vermijden "beheer" of "autoriteit". Gebruik in plaats daarvan "ons" of "de werkgever" zodat de werknemer zich niet overweldigd voelt. De toon moet vrijblijvend klinken, omdat werknemers meer geneigd zijn de hele handleiding te lezen als het vriendelijk en interessant klinkt.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 21

Houd je aan regels en richtlijnen die kunnen worden bereikt. Vermijd het opnemen van overdreven veeleisende of onredelijke richtlijnen in de handleiding. De handleiding moet fungeren als een nuttige gids voor werknemers en u mag geen regels maken die moeilijk of onmogelijk zijn om te voldoen.

U moet ook de handleiding kort houden, met precies voldoende informatie om te voldoen aan de lokale vereisten voor werknemershandleidingen. Je moet werknemers niet overdonderen met informatie of strikte regels die moeilijk te volgen zijn.

Titel afbeelding Write an Employee Handbook Step 22

Vraag een advocaat om de handleiding te lezen voordat deze wordt gepubliceerd. Het werknemershandboek is een cruciaal document dat werknemers later in een juridisch geschil kunnen gebruiken. Een advocaat of een juridische beoordeling moet de handleiding herzien om ervoor te zorgen dat de bewoording duidelijk is en maakt het bedrijf niet aansprakelijk voor eventuele juridische problemen in de toekomst. Zodra de juridische evaluatie het heeft goedgekeurd, is de handleiding klaar om deze te verspreiden onder de nieuwe en huidige werknemers van uw bedrijf.

Delen op sociale netwerken:

Verwant