Hoe een wekelijks rapport te schrijven

Wekelijkse rapporten zijn gebruikelijk in veel bedrijven en in de detailhandelsomgeving, maar ook in onderzoeksprojecten en stages. Schrijf een solide wekelijks rapport en uw superieuren zullen een duidelijk idee hebben van het type voortgang dat u hebt gemaakt.

Inhoud

Stappen

Deel 1organiseer uw informatie
Deel 2formatteer je rapport
Deel 3gebruik een krachtige taal

stappen

Deel 1
Organiseer uw informatie

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 1

Identificeer het doel van uw rapport. Hoewel u mogelijk wordt gevraagd wekelijkse rapporten in te dienen als onderdeel van uw taken, is het bijhouden van het werk niet het doel van het rapport als zodanig. Bepalen waarom uw werkgever wekelijkse rapporten opvraagt, helpt u met zekerheid te beslissen welke informatie hierin moet worden opgenomen en welke items het belangrijkst zijn.

Normaal gesproken wordt verwacht dat uw rapporten managers in staat stellen zichzelf op de hoogte te stellen van de status van uw projecten, of dat ze een ondersteuningsinstrument zijn om hen te helpen bij hun besluitvorming.
Als u bijvoorbeeld de beheerder van een winkel bent, wordt u mogelijk gevraagd wekelijkse rapporten in te dienen waarin uw verkopen per week worden samengevat. Uw werkgever gebruikt dit rapport om de prestaties, referentieprijzen en bestellingen met betrekking tot uw winkel te evalueren.
Als je wekelijkse rapporten gaat indienen in het kader van een stage of een onderzoeksproject, is het de bedoeling om je werkgever of instructeur te laten zien hoeveel vooruitgang je hebt geboekt en de mogelijkheid hebt om een belangrijke doorbraak of ontdekking te delen.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 2

Bepaal wie uw rapport zal lezen. Het identificeren van uw doelgroep is cruciaal om uw rapport te plannen. Door niet te weten wie uw rapport (en waarom) zal lezen, weet u niet welke informatie het belangrijkst is.

Het identificeren van uw doelgroep helpt u ook te begrijpen hoe u het rapport moet schrijven en welke taal u moet gebruiken. U zou bijvoorbeeld een heel ander rapport schrijven als uw doelgroep een groep van vijf jaar oude kinderen was, vergeleken met als u het aan het schrijven was voor leidinggevenden van een groot bedrijf.

U krijgt ook een beter beeld van wat uw publiek van tevoren weet en wat u in meer detail moet uitleggen of waar u extra bronnen moet opgeven. Als u bijvoorbeeld een wekelijks rapport over een juridische kwestie gaat schrijven en het door een groep advocaten zal worden gelezen, is het niet nodig om een gedetailleerde samenvatting van de wet te geven, maar een dergelijke samenvatting kan vereist zijn als u zou schrijven over hetzelfde onderwerp voor leidinggevenden of beheerders zonder training in juridische zaken.

Als uw rapport vereist is tijdens een stage, onderzoeksproject of andere academische activiteit, moet u er rekening mee houden dat uw publiek niet uw leraar of instructeur is, zelfs niet als hij degene is aan wie u het zult bezorgen. Om je publiek te vinden in deze context, focus je op de aard van je project en je discipline als geheel.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 3

Geef prioriteit aan de belangrijkste punten van uw rapport. Hoewel je je rapport zo beknopt mogelijk moet houden, is het waarschijnlijk dat je publiek het niet allemaal zal lezen. Als reactie hierop moet u de belangrijkste informatie of de eindresultaten aan het begin van uw rapport vinden.

Als het doel van uw rapport bijvoorbeeld is om verschillende merken van apparatuur te vergelijken en te contrasteren en degene aan te bevelen waarvan u denkt dat deze het beste is voor het bedrijf, dan is uw conclusie aan het begin. Later kunt u verder gaan met de uitleg van waarom.

Over het algemeen is het de bedoeling dat de eerste pagina van uw rapport bestaat uit een samenvatting van resultaten, aanbevelingen of conclusies. Gebruik de rest van het rapport om te verdiepen en lezers zullen in het document verdergaan als zij het nodig achten of hun kennis van uw bevindingen willen vergroten.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 4

Wees voorzichtig met de "bestemming" typerend voor uw rapport. In de meeste gevallen moeten de wekelijkse rapporten voldoen aan de vereisten voor bestandsregistratie en worden ze dienovereenkomstig beheerd. Het is niet gebruikelijk dat een wekelijks rapport in de meeste contexten van begin tot eind wordt gelezen en u moet het niet verwachten.

Vertrouw in elk geval niet op dit als een excuus om uw rapport te vervalsen of om te zetten in onzorgvuldig werk van lage kwaliteit. Uw rapport moet een weerspiegeling zijn van u en uw arbeidsethos. Een slordig rapport heeft een grote kans om opgemerkt te worden en het herhalen van "Ik wist dat je het niet zou gaan lezen" is geen excuus om een middelmatig werkproduct te maken.

Hoewel u een kwalitatief goed en goed geschreven rapport in zijn geheel wilt hebben, richt u vooral op de delen van het rapport die waarschijnlijk het meest door uw publiek zullen worden gelezen. Over het algemeen zijn deze secties uw samenvatting en uw conclusies of aanbevelingen. Deze moeten onberispelijk zijn.

Houd in gedachten dat je werkgever niet stopt met het lezen van je rapport omdat je er geen interesse in hebt of omdat het onbelangrijk is. Mensen met een hogere leidinggevende of uitvoerende functie blijven erg druk en zijn vaardig in het verzamelen van de informatie die zij nodig hebben om efficiënte beslissingen te nemen. Ze zullen het rapport niet volledig lezen tenzij ze moeten, maar ze zullen het houden als ze terug willen komen om het opnieuw te lezen.

Deel 2
Formatteer je rapport

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 5

Verzoek monsters. Veel bedrijven hebben een standaardformaat voor het opstellen van wekelijkse rapporten en managers of leidinggevenden kunnen op die manier gewend zijn om informatie te ontvangen. Het gebruik van een ander formaat kan frustratie en verwarring veroorzaken.

Dit is vooral belangrijk bij verkooprapporten. Beheerders wennen aan het bekijken van de rapporten en weten op welk deel van de pagina een cijfer of gegevens staan. Als u een ander formaat gebruikt, is uw rapport vrijwel nutteloos voor hen, omdat ze gedwongen worden het in detail te lezen om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
Praat met de assistenten van het administratiegebied zodat u kunt achterhalen of er een indeling is die u kunt gebruiken op het moment dat u het rapport invult, zodat u deze niet vanaf nul hoeft te maken in de tekstverwerkingsprogramma die u gebruikt. Veel bedrijven hebben een indelingsbestand met de juiste instellingen, waarbij rekening wordt gehouden met marges, tabellen, alineastijl en lettertypen.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 6

Houd rekening met de bezorgmethode. Als u een papieren document afdrukt of als u het digitaal als bijlage aflevert, moet u uw rapport een ander formaat geven als het eenvoudigweg in de tekst van een e-mail is opgenomen.

Als u uw rapport bijvoorbeeld als bijlage bij een e-mail verzendt, moet u uw samenvatting in de hoofdtekst van de e-mail opnemen. Op deze manier hoeft de lezer de bijlage niet te openen om het hoofdaspect van uw rapport te begrijpen.

Als u een fysiek rapport indient, is de kans groter dat u een begeleidende brief of titelpagina moet opnemen, zodat uw rapport correct kan worden geïdentificeerd en gearchiveerd.

Ongeacht de manier waarop u het rapport aflevert, zorg ervoor dat uw naam op alle pagina`s staat en dat ze allemaal in het formaat zijn genummerd "X van Y". De pagina`s moeten gemakkelijk te scheiden zijn en degenen die het lezen, moeten in één oogopslag kunnen beoordelen of het volledige rapport bestaat en wie het heeft gemaakt.

U kunt eenvoudig alle vereiste informatie opnemen als koptekst op elk van de pagina`s. Uw kop zou bijvoorbeeld kunnen zeggen "María Pérez, verkooprapport, week 32, pagina 3 van 7".

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 7

Bevat een samenvatting. De samenvatting is een korte samenvatting van het volledige rapport, meestal bestaande uit een of twee paragrafen, met een paar zinnen uit elk gedeelte van uw rapport. Het algemene idee is dat leidinggevenden deze samenvatting kunnen lezen en, rekening houdend met het feit dat dit in overeenstemming is met de oorspronkelijke verwachtingen met betrekking tot het probleem dat moet worden aangepakt, kunnen zij actie ondernemen zonder door te lezen.

Voor de uitwerking van de samenvatting is het van bijzonder belang een duidelijke en beknopte taal te gebruiken die gemakkelijk te begrijpen is. Vermijd jargon of gespecialiseerde termen die enige uitleg vereisen, zelfs als u weet dat uw publiek goed op de hoogte is van die voorwaarden.

Schrijf de laatste samenvatting, nadat u alle andere secties van uw rapport hebt voltooid. Je kunt immers niet iets samenvatten dat nog niet is geschreven. Dus je hebt een structuur waarvan je van plan bent om je rapport te schrijven, veel dingen kunnen variëren tijdens het schrijfproces.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 8

Geef een structuur aan uw paragrafen en secties. Als u eenmaal hebt begrepen in welk formaat uw rapport zal worden gepresenteerd, ontwerp dan een structuur voor de secties die het consistent maken met het doel van uw rapport.

Controleer de structuur die u aanbrengt om ervoor te zorgen dat deze logisch van de ene sectie naar de andere stroomt en zorg ervoor dat deze is ontworpen om te passen bij de specifieke doelgroep die deze leest, die u eerder hebt geïdentificeerd.

In het algemeen bevat uw rapport een samenvatting, een inleiding, conclusies en aanbevelingen, bevindingen en discussie en een lijst met referenties. U kunt bijlagen opnemen die relevante gegevens bevatten, evenals een inhoudsopgave wanneer het rapport langer is, maar meestal hebben de wekelijkse rapporten een korte extensie.

Elke sectie van uw rapport behandelt een bepaald onderwerp. Binnen die sectie bespreekt elke alinea één enkel idee. Als u bijvoorbeeld een sectie in uw wekelijkse verkooprapport met de titel `Populaire merken voor kinderen` heeft, kunt u een alinea hebben die is toegewijd aan elk merk. Als je een onderscheid maakt tussen kleding voor jongens en meisjes, kun je voor elk van de merken subsecties hebben (aangeduid met de juiste ondertitels), na een alinea waarin je discussieert over de kinderkleding die door dat merk wordt aangeboden, zou je een andere hebben waar je over praat de kleding die voor meisjes wordt aangeboden.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 9

Maak indien nodig een kleine pagina of een sollicitatiebrief. Voor de kortere rapporten is misschien geen aparte kleine pagina nodig, maar voor de langere rapporten is er een pagina die u identificeert als de editor en wordt het doel van het rapport kort beschreven.

Het presentatieschema verschilt van de samenvatting en bevat in essentie de informatie die nodig is om de administratieve doeleinden op zodanige wijze te bevredigen dat het rapport op de juiste wijze kan worden gearchiveerd.

Uw werkgever heeft mogelijk een specifiek klassement dat nodig is voor wekelijkse rapporten. Als dat het geval is, zorg dan dat u het juiste formaat gebruikt.

Uw presentatiesheet moet minimaal de titel of beschrijving van uw rapport bevatten (zoals `Wekelijks verkooprapport`), uw naam en die van een andere bijdrager die heeft bijgedragen aan de voorbereiding van het rapport, de naam van het bedrijf en de datum waar je het rapport hebt voltooid of afgeleverd.

Deel 3
Gebruik een krachtige taal

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 10

Maak effectieve titels en ondertitels. Met uw titels en ondertitels kan de lezer snel specifieke secties in uw rapport vinden die interessant zijn of waarover ze willen lezen om meer algemene informatie over uw conclusies of aanbevelingen te behandelen.

Zorg ervoor dat uw titels en ondertitels de inhoud in die sectie of subsectie direct en nauwkeurig beschrijven.
Als u bijvoorbeeld een wekelijks verkooprapport ontwerpt, kunt u secties opnemen over onderwerpen als `Trends in dameskleding`, `Trends in herenmode` en `Populaire merken voor kinderen`. Binnen deze secties kun je ondertitels plaatsen om bepaalde trends of populaire merken te benadrukken.
Gebruik dezelfde grammaticale constructie voor alle titels, zodat uw rapport logisch en consistent is. Bijvoorbeeld als de eerste titel is "Het vestigen van een eerste positie op mannelijke manier, "dan zou de tweede titel moeten zijn "Markering van de stap in vrouwelijke kleding ", niet zoiets als" Cijfers van verkoop op het gebied van vrouwen ".

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 11

Schrijf met duidelijke en eenvoudige zinnen. Een beknopt schrijven met zinnen gestructureerd in de standaardvolgorde "subject-werkwoord-object", toont helderheid van gedachte en geeft geloofwaardigheid aan uw aanbevelingen en conclusies.

Nadat u de eerste versie van uw rapport hebt voorbereid, moet u deze zorgvuldig lezen en alle onnodige taal verwijderen. Zoek de actie van elke zin en zet degene die het uitvoert naast het werkwoord. Denk aan elke zin alsof u het zegt "wie doet wat".

Wis de overtolligheden en regel meteen het punt, vermijd het gebruik van zinsdelen zoals "ondanks", "met het doel dat" of "om".

Je denkt misschien dat deze schrijfstijl saai is, maar het doel van je wekelijkse rapport is niet om te entertainen. Deze stijl zorgt ervoor dat ze je begrijpen en dat de informatie op een effectievere manier aan je lezers wordt doorgegeven.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 12

Houd je schrijfdoel en onpartijdig. Ook al doe je aanbevelingen, ze moeten gebaseerd zijn op feitenmateriaal, niet op meningen of gevoelens. Overtuig uw lezers met feiten die goed worden ondersteund en duidelijk worden geschreven.

Vermijd bijvoeglijke naamwoorden en andere woorden en opgeladen zinnen met negatieve of positieve connotaties. In plaats daarvan focus je op het maken van argumenten op basis van feiten.

Stel bijvoorbeeld dat u in uw wekelijkse verkooprapport promotie aanbeveelt aan een van uw verkoopvertegenwoordigers. Ondersteun die aanbeveling met feiten die de verdienste van de werknemer aantonen in plaats van het te doen met subjectieve details of een beroep te doen op emoties. "Maria maakt constant de hoogste verkopen in onze winkel, hoewel ze maar 15 uur per week werkt "het is beter dat "María is de aardigste persoon die deel uitmaakt van mijn staf en altijd een extra inspanning levert, ondanks het feit dat ze haar werktijd moest beperken om voor haar herstellende moeder te zorgen. "

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 13

Gebruik sterke werkwoorden Wanneer je met een actieve stem schrijft, heb je een woord dat de lezer vertelt wat er in de zin gebeurt: het werkwoord. Gebruik korte, sterke werkwoorden die de actie duidelijk beschrijven.

Kies werkwoorden die eenvoudig zijn. "Gebruik" is bijvoorbeeld beter dan "gebruiken".

Werkwoorden die denkprocessen beschrijven (denken, weten, begrijpen, geloven) zijn soms noodzakelijk, maar zijn over het algemeen minder robuust dan de werkwoorden die een actie beschrijven. Je moet je verklaring verdiepen en verduidelijken zodat het tot een actie kan leiden. Stel dat u schrijft "Ik geloof dat onze verkopen de komende maanden zullen stijgen". Verduidelijk die verklaring en ontdek waarom u dat gelooft. Daarna kunt u een zin schrijven die leidt tot een actie in de stijl van "Historisch gezien neemt de omzet tijdens de feestdagen toe. Ik voorspel dat de verkopen in november en december zullen toenemen. "

Om je actiegerichte schrijven te behouden, bekijk je je rapport en probeer je voorzetsels te verwijderen en vervang je met sterke werkwoorden de woorden met de ending -ión. Bijvoorbeeld, "consensus van mening" kan eenvoudig "consensus" zijn en als iemand "bescherming biedt", is het sterker om gewoon te zeggen dat die persoon "beschermt".

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 14

Vermijd de passieve stem. Wanneer u passief schrijft, maakt u minder nadrukkelijk wie de actie uitvoert en benadrukt u het object waarop die actie valt. In sommige gevallen is dit noodzakelijk vanwege politieke of diplomatieke redenen, maar vaker wordt een verwarrend script gegenereerd.

De actieve stem geeft krediet aan degenen die de actie hebben uitgevoerd en toont de lezer van het rapport wie verantwoordelijk is voor die actie. Om te begrijpen waarom dit belangrijk is, stel je voor dat je een artikel leest over een destructief vuur dat zegt: "Gelukkig waren alle kinderen gered." De identiteit van de persoon (of personen) die de kinderen heeft gered, is belangrijk. Als de zin zei "Lokale predikant Pedro García kwam het weeshuis een dozijn keer binnen en redde de kinderen"Nu weet je wie het verdient om in die omstandigheden een held te zijn.

De actieve stem is belangrijk om verantwoordelijkheid te nemen voor acties die negatieve gevolgen kunnen hebben. Als u in uw rapport schrijft "Fouten werden gemaakt", uw werkgever zal willen weten wie die fouten heeft gemaakt, zodat ze naar behoren kunnen worden gesanctioneerd. Als je fouten hebt gemaakt, zal het toegeven en het nemen van verantwoordelijkheid voor hen een lange weg banen bij het opbouwen van vertrouwen in jou.

Zoek naar de werkwoorden "zijn" en "zijn" om de passieve stem van uw tekst op te sporen en te verwijderen. Wanneer u ze vindt, identificeer dan de actie in de zin, analyseer wie de actie uitvoert en verplaats deze naar het begin of in het midden.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 15

Het verzendt informatie met behulp van visuele elementen. Tabellen en grafieken zijn veel gemakkelijker te lezen en te volgen dan een paragraaf die dezelfde informatie biedt, vooral als de informatie die u verzendt bestaat uit vele getallen.

Kies het juiste visuele element om de informatie naar uw lezer te verzenden op een manier die nuttig voor hen is en weerspiegelt het doel van uw rapport.

U kunt bijvoorbeeld een lijndiagram kiezen om de stijgende trend in de verkoop van wollen jassen te laten zien. Deze manier van presenteren van de informatie zal effectiever zijn dan het tonen van dezelfde omzetstijging in een tabel die het aantal verkochte wollen jassen per maand weergeeft, omdat de tabel de lezer dwingt alle getallen te bekijken, te vergelijken en te herkennen dat deze Ze verhoogden hun waarde. Dit alles kan worden gedaan met een eenvoudige blik op de lijnen van de grafiek.

Houd in gedachten dat de ogen worden aangetrokken door de visuele elementen. Zorg ervoor dat deze elementen een georganiseerde en zorgvuldige uitstraling hebben en dat ze goed op de pagina zijn geplaatst. Het bevat alleen visuele elementen als ze essentieel zijn voor uw aanbevelingen of conclusies.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 16

Verwijder het jargon. Elke bedrijfstak of academische discipline heeft bepaalde termen die de indruk wekken dat ze niet uitwisselbaar zijn met andere, meer gebruikelijke, en buzzwords die populair worden uit boeken of beroemde artikelen. Hoewel deze woorden soms nuttig kunnen zijn, bieden ze meestal geen extra waarde en slagen ze er niet in om uw boodschap effectief over te brengen.

Het schrijven van een lijst met veelgebruikte modewoorden in de branche kan nuttig zijn om ervoor te zorgen dat u ze niet te veel gebruikt in uw rapporten. Wanneer uw rapport is voltooid, kunt u eenvoudig in het document naar die woorden zoeken en deze zo nodig vervangen.

Houd in gedachten dat, voor uw lezer, het overdadige gebruik van modieuze woorden u niet laat zien dat u "op de hoogte bent" over uw specifieke vakgebied, in feite precies het tegenovergestelde. Over het algemeen zijn leidinggevenden en beheerders ouder en zijn ze getuige geweest van het komen en gaan van honderden van deze woorden in de loop van de tijd. Gebruik ze te vaak en ze zullen aannemen dat luiheid je domineert, dat je echt niet weet waar je het over hebt of dat je gewoon probeert indruk op ze te maken.

Op dezelfde manier moet je ook voorkomen dat je te ingewikkelde termen gebruikt. Bijvoorbeeld, alleen omdat u een rapport schrijft dat een juridisch probleem samenvat, betekent niet dat u het moet opfleuren met grote hoeveelheden juridisch jargon.

Titel afbeelding Write a Weekly Report Step 17

Doe een zorgvuldige beoordeling. Als uw rapport vol is met typografische en grammaticale fouten, zal dit uw lezer afleiden en een negatief beeld over u weergeven. Ontwerp uw rapport ruim voordat u de leveringsversie klaarmaakt, zodat u voldoende tijd heeft om ervoor te zorgen dat u het zorgvuldig doorneemt.

Voer een grammatica- en spellingscontrole uit in uw tekstverwerkingsprogramma, maar vertrouw niet volledig op deze toepassingen. Deze programma`s zullen veel fouten missen, met name typografische fouten die leiden tot homofone fouten (zoals het schrijven van "close" wanneer u wilt zeggen dat "zag af").

Een zorgvuldige beoordeling van uw rapport van het einde tot het begin is een goede manier om ervoor te zorgen dat u geen fouten mist. Vooral als je bekend bent met wat je van plan bent te schrijven, zul je in staat zijn om fouten, zoals het weglaten van woorden, efficiënter te detecteren, omdat normaal gesproken wat er in deze gevallen gebeurt, is dat je brein automatisch de leegtes vult en dat ervoor kan zorgen dat je ze niet opmerkt . Dit gebeurt niet als u vanaf het einde leest en naar het begin toe beweegt.

Het hardop lezen van uw rapport is een andere goede manier om fouten te detecteren en het bewerken van stijlen te vergemakkelijken. Als u merkt dat u struikelt tijdens het lezen van een bepaalde zin of alinea, is dat gedeelte van het rapport waarschijnlijk moeilijk te lezen, waardoor uw publiek ook mentaal kan struikelen. Herwerk de gecompliceerde secties zodat ze op die manier beter stromen.

Delen op sociale netwerken:

Verwant