emkiset.ru

Hoe het beleid en de procedures van uw bedrijf te schrijven

Beleid en procedures integreren de regels, regels, benaderingen en principes van een organisatie. Over het algemeen zijn beleidsregels en procedures opgenomen in een handleiding die werknemers kunnen raadplegen. De manier waarop u het beleid en de procedures van uw bedrijf schrijft, is afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf.

stappen

Deel 1
Bepaal de doelstellingen van uw bedrijf

Titel afbeelding Beleid en procedures schrijven voor uw bedrijf Stap 1
1
Maak een lijst met de doelstellingen. Als directeur of ondernemer kent u de doelstellingen van het bedrijf beter dan wie dan ook. Houd rekening met de doelstellingen, de doelen van de medewerkers en het management en hoe u wilt dat uw bedrijf over een paar jaar wordt gepositioneerd.
  • Probeer dat de doelstellingen niet alleen zo specifiek mogelijk zijn, maar ook bereikbaar en prijzenswaardig om eraan te werken. Maak bijvoorbeeld financiële doelen die binnen de mogelijkheden van uw bedrijf liggen en stel doelstellingen vast voor de prestaties van uw medewerkers die realiseerbaar zijn via het beleid en de procedures die u bepaalt.
  • Zodra u de doelstellingen hebt vastgesteld, moet u zich er als ondernemer of directeur aan committeren. Het formuleren van doelen is een zeer belangrijke eerste stap bij het schrijven van beleid en procedures. Natuurlijk is het bijhouden van de doelstellingen even belangrijk.
  • Titel afbeelding Beleid en procedures schrijven voor uw bedrijf Stap 2
    2
    Maak een lijst met taken en procedures. Overweeg de gebeurtenissen en dagelijkse taken van uw bedrijf. Schrijf elke taak die dagelijks moet worden gedaan, zodat alles goed werkt.
  • Overweeg het volgende: Welke taken vereisen een schematische of formele aanwijzing? Welke procedures moeten op dezelfde manier consequent worden uitgevoerd? In plaats van te focussen op kleinere taken die niet veel indicaties vereisen, leg je de nadruk op de meest algemene punten.
  • Titel afbeelding Beleid en procedures schrijven voor uw bedrijf Stap 3
    3
    Maak een lijst met mogelijke problemen en hun mogelijke oplossingen. Het beleid van een bedrijf dient om de zaken naar behoren te laten werken en voor werknemers en managers om bepaalde prestatienormen te hebben. Denk aan de problemen die kunnen ontstaan ​​als er geen beleid op orde is. Dit zal u helpen om het beleid zelf te ontwikkelen.
  • Wanneer u nadenkt over mogelijke problemen, maak korte ideeën om ze op te lossen of te corrigeren. Denk na over de conflicten die verband houden met de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, zoals financiën, interacties tussen werknemers en klanten, en gedrag en gedrag van werknemers.
  • Deel 2
    Schrijf het beleid van uw bedrijf

    Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 4
    1
    Maak een lijst met de categorieën van het beleid. Wanneer u de mogelijke conflicten hebt overwogen waarnaar uw beleid verwijst, bereidt u de categorieën voor hen voor. U kunt bijvoorbeeld categorieën gebruiken als beveiliging, organisatie, gedrag, betalingen, voordelen, vakanties of vergunningen en discriminatie.
    • Wanneer u informatie verzamelt in een handleiding, kunt u met beleid gedeeld door categorieën, deze secties samen organiseren en onderhouden. Het zal u ook helpen beslissen wat het belangrijkste is en dieper ingaan op deze aspecten.
  • Titel afbeelding Beleid en procedures schrijven voor uw bedrijf Stap 5
    2
    Gebruik een schematische indeling om de verschillende beleidsregels onder elke categorie te beschrijven. Met een schema kunt u diepere aspecten van elk beleid of elke categorie onderzoeken en voorwaarden en specificaties toevoegen terwijl u ze schrijft. Gebruik nummers om elke sectie of categorie te bestellen.
  • Begin met een beschrijving die kort en belangrijk is. Nadat u de eerste ideeën hebt geanalyseerd en geschreven, kunt u vervolgens teruggaan naar de beschrijving en de secties dienovereenkomstig uitbreiden.
  • Titel afbeelding Beleid en procedures schrijven voor uw bedrijf Stap 6
    3
    Het beschrijft de overeenkomstige consequenties van het niet respecteren van het beleid. Beleid stelt een bedrijf in staat om naar behoren te functioneren terwijl werknemers en managers worden onderworpen aan bepaalde normen. Ze vormen ook een geschreven document dat beschrijft hoe om te gaan met problemen wanneer beleid wordt verbroken of niet wordt gerespecteerd. Dit is erg belangrijk wanneer een maatregel moet worden genomen met betrekking tot het niet naleven ervan.
  • Wanneer beleid in een formeel document wordt geschreven, kunnen ze elke juiste en wettelijke verplichting van uw werknemers en het bedrijf in kaart brengen. In de Verenigde Staten omvat dit informatie met betrekking tot de Americans with Disabilities Act, belastingen en wetten die discriminatie en pesterijen in de werkomgeving verbieden. Wanneer u het beleid schrijft, vergeet dan niet de informatie van de overeenkomstige staats- en federale wetten op te nemen.


  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 7
    4
    Zorg voor een duidelijk beleid met betrekking tot het beëindigen van arbeidsrelaties. Als u ooit een medewerker moet ontslaan wegens het overtreden van een polis, zal een zelfgeschreven beleid als bewijs dienen als de werknemer beweert dat hij of zij ten onrechte is ontslagen. Zorg ervoor dat u een sectie opneemt in het beleid met betrekking tot de aspecten die de beëindiging van arbeidsrelaties vormen.
  • U moet ook beleid met betrekking tot aanwerving opnemen. U kunt bijvoorbeeld achtergrondcontroles aanvragen voor het huren of een proefperiode na het inhuren voordat de medewerker naar de permanente vestiging gaat. Zorg ervoor dat u deze voorwaarden heel duidelijk vermeldt en instelt.
  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 8
    5
    Gebruik een duidelijke en actieve vocabulaire. Zorg ervoor dat u het beleid duidelijk schrijft, zodat er geen misverstanden of verkeerde interpretaties zijn. Overweeg herschrijven als beleid op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd.
  • Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Sommige omstandigheden kunnen meer zieke dagen toelaten", kunt u zeggen: "Bijkomende ziektedagen kunnen alleen worden goedgekeurd onder de uitdrukkelijke toestemming van de verantwoordelijke manager."
  • Deel 3
    Schrijf de procedures

    Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 9
    1
    Bepaal welke taken vereist zijn waarvoor gedetailleerde en vastgestelde procedures nodig zijn. Niet alle normale taken of incidenten vereisen gedetailleerde instructies met betrekking tot de procedure. Geeft prioriteit aan de taken of procedures die moeten worden uitgevoerd met consistentie, bijvoorbeeld de loonlijst of de organisatie.
    • Wanneer u beslist welke procedures u wilt specificeren, overweeg dan het volgende: Is de procedure uitgebreid of complex? Zouden de consequenties van incorrect handelen ernstig zijn? Zijn er recent belangrijke wijzigingen aangebracht? Vereist de procedure uitgebreide of belangrijke documentatie? Worden werknemers in verband met deze procedure vaak verward?



  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 10
    2
    Verzamel de nodige informatie voor elke procedure. Voordat u de procedure gedetailleerd maakt, moet u elke stap en elk aspect ervan kennen. Houd rekening met de vragen die medewerkers in het verleden hebben gesteld en met de conflicten die zijn ontstaan.
  • Zelfs als u over alle informatie beschikt, moet u zich aan de basisprincipes houden bij het schrijven van de procedure zelf. Houd rekening met de informatie die de lezer of medewerker moet kunnen begrijpen en de procedure kan volgen.
  • Titel afbeelding Beleid en procedures schrijven voor uw bedrijf Stap 11
    3
    Gebruik alle informatie om duidelijke procedures te schrijven. Gebruik de actieve stem wanneer u de procedures zelf schrijft. Vermijd te veelzeggend te zijn. Zorg ervoor dat u geen woordenschat gebruikt dat moeilijk te begrijpen is, inclusief een jargon dat de werknemer mogelijk nog niet begrijpt.
  • Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "De vouchers moeten vóór het accounting-gebied ingevuld zijn", kunt u zeggen "Presenteer de vouchers in het accounting-gebied".
  • Deel 4
    Begrijp de wettigheid

    Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 12
    1
    Het bevat een sectie met antidiscriminatiebeleid. Alle zakenmensen in de Verenigde Staten moeten zich houden aan bepaalde antidiscriminatiebeleidsmaatregelen die door de regering zijn afgekondigd. Zorg ervoor dat u informatie over dit beleid opneemt en hoe u van werknemers verwacht dat zij zich hieraan houden.
    • Binnen het beleid moet u informatie opnemen met betrekking tot gelijke kansen op werk, evenals de Amerikanen met een handicap Act en anti-pest beleid. U vindt hierover informatie in de Small Business Administration van de Verenigde Staten.
  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 13
    2
    Zorg ervoor dat uw beleid legaal is. Zorg er via de Small Business Administration van de Verenigde Staten en het Office of Economic and Business Affairs voor dat al het beleid dat u hebt opgesteld legaal en eerlijk is. Het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken biedt waardevolle online bronnen voor alle ondernemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
  • Overweeg het inhuren van een commerciële advocaat om uw beleid te herzien voordat u deze aan uw werknemers overdraagt. Als ondernemer is het een goed hulpmiddel om regelmatig een advocaat te raadplegen.
  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 14
    3
    Laat werknemers nieuwe ontwerpprincipes en procedures ondertekenen. Nieuwe medewerkers moeten het document accepteren en ondertekenen met het beleid en de procedures, en een exemplaar ontvangen ter referentie. Bovendien moeten alle aangebrachte wijzigingen opnieuw door alle werknemers worden ondertekend. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat ze voldoen aan het beleid in het geval dat juridische stappen worden ondernomen door een van de partijen in de toekomst.
  • Minderjarigen kunnen geen contracten ondertekenen. Als u een minderjarige werknemer inhuurt, moet u ervoor zorgen dat u schriftelijke toestemming hebt van een voogd om het contract te voeren, omdat uw familie of verzorgers het contract wettelijk kunnen annuleren.
  • Deel 5
    Compileer de informatie in een handleiding

    Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 15
    1
    Organiseer de informatie met een logische volgorde. Begin met de meer algemene problemen en ga dan verder met de meer specifieke onderwerpen. Bijvoorbeeld, in plaats van te beginnen met de compensatiecategorie, kunt u de handleiding starten met de categorie van het wervingsproces of in aanmerking komen.
    • Overweeg de handleiding te starten met een beschrijving van de doelen van het bedrijf, zoals u oorspronkelijk deed. Schrijf een of twee duidelijke en samenhangende alinea`s die de handleiding kort samenvatten, wat werknemers van het bedrijf mogen verwachten en wat het bedrijf van hen verwacht.
    • Gebruik de schematische stijl om subcategorieën in de handleiding aan te maken. Maak een inhoudsopgave wanneer u klaar bent om een ​​korte referentie op te nemen.
  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 16
    2
    Bevat afbeeldingen, grafische afbeeldingen of diagrammen. Sommige mensen zijn meer visueel dan anderen, dus het gebruik van diagrammen, grafieken of afbeeldingen in de handleiding kan verschillende soorten werknemers helpen de concepten ervan te begrijpen. Dit soort afbeeldingen kan de verschillende procedures en het beleid op dezelfde manier vereenvoudigen.
  • U kunt bijvoorbeeld een diagram of tabel maken met de verschillende posities en hun taken die als snel referentiepunt dienen. U kunt ook een tabel met vragen en antwoorden opnemen die werknemers als referentie kunnen gebruiken.
  • Titel afbeelding Write Policies and Procedures for Your Business Step 17
    3
    Maak de handleiding toegankelijk voor alle medewerkers. Idealiter ontvangen nieuwe medewerkers een exemplaar van de handleiding op het moment van het inhuren, terwijl bestaande werknemers nieuwe kopieën zullen ontvangen wanneer er wijzigingen worden aangebracht. U kunt de optie overwegen om werknemers een contract te laten ondertekenen waarin staat dat zij de concepten die in de handleiding worden beschreven, begrijpen en accepteren.
  • Stuur gedrukte exemplaren van het handboek in uw bedrijf, evenals digitale kopieën om indien nodig te openen en te corrigeren. Uw doel is ervoor te zorgen dat dit beleid en deze procedures correct worden begrepen en uitgevoerd. In geval van problemen zal de handleiding u helpen bij het nemen van de overeenkomstige maatregelen.
  • tips

    • Plaats altijd een datumstempel op elke trekking. Op deze manier bespaart u tijd tijdens revisies of updates en is het voor werknemers eenvoudiger om de wijzigingen in de nieuwe revisie te bekijken.

    waarschuwingen

    • Controleer voordat u een direct telefoonnummer opneemt voor een afdeling of persoon.
    Delen op sociale netwerken:

    Verwant
    Hoe een trainingsplan te ontwikkelenHoe een trainingsplan te ontwikkelen
    Hoe de doelstellingen van het curriculum te schrijvenHoe de doelstellingen van het curriculum te schrijven
    Hoe een arbeidscontract te schrijvenHoe een arbeidscontract te schrijven
    Hoe de voorraadnauwkeurigheid te behoudenHoe de voorraadnauwkeurigheid te behouden
    Hoe de effectiviteit van management te metenHoe de effectiviteit van management te meten
    Hoe de vijf managementfuncties te lerenHoe de vijf managementfuncties te leren
    Hoe een compensatieplan te ontwikkelenHoe een compensatieplan te ontwikkelen
    Hoe een prestatiebeheersysteem te ontwikkelenHoe een prestatiebeheersysteem te ontwikkelen
    Hoe een kantoorhandleiding te schrijvenHoe een kantoorhandleiding te schrijven
    Hoe een managementplan te schrijvenHoe een managementplan te schrijven
    » » Hoe het beleid en de procedures van uw bedrijf te schrijven
    © 2021 emkiset.ru