Hoe het beleid en de procedures van uw bedrijf te schrijven
Beleid en procedures integreren de regels, regels, benaderingen en principes van een organisatie. Over het algemeen zijn beleidsregels en procedures opgenomen in een handleiding die werknemers kunnen raadplegen. De manier waarop u het beleid en de procedures van uw bedrijf schrijft, is afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf.
Inhoud
stappen
Deel 1
Bepaal de doelstellingen van uw bedrijf
1
Maak een lijst met de doelstellingen. Als directeur of ondernemer kent u de doelstellingen van het bedrijf beter dan wie dan ook. Houd rekening met de doelstellingen, de doelen van de medewerkers en het management en hoe u wilt dat uw bedrijf over een paar jaar wordt gepositioneerd.
- Probeer dat de doelstellingen niet alleen zo specifiek mogelijk zijn, maar ook bereikbaar en prijzenswaardig om eraan te werken. Maak bijvoorbeeld financiële doelen die binnen de mogelijkheden van uw bedrijf liggen en stel doelstellingen vast voor de prestaties van uw medewerkers die realiseerbaar zijn via het beleid en de procedures die u bepaalt.
- Zodra u de doelstellingen hebt vastgesteld, moet u zich er als ondernemer of directeur aan committeren. Het formuleren van doelen is een zeer belangrijke eerste stap bij het schrijven van beleid en procedures. Natuurlijk is het bijhouden van de doelstellingen even belangrijk.
2
Maak een lijst met taken en procedures. Overweeg de gebeurtenissen en dagelijkse taken van uw bedrijf. Schrijf elke taak die dagelijks moet worden gedaan, zodat alles goed werkt.
3
Maak een lijst met mogelijke problemen en hun mogelijke oplossingen. Het beleid van een bedrijf dient om de zaken naar behoren te laten werken en voor werknemers en managers om bepaalde prestatienormen te hebben. Denk aan de problemen die kunnen ontstaan als er geen beleid op orde is. Dit zal u helpen om het beleid zelf te ontwikkelen.
Deel 2
Schrijf het beleid van uw bedrijf
1
Maak een lijst met de categorieën van het beleid. Wanneer u de mogelijke conflicten hebt overwogen waarnaar uw beleid verwijst, bereidt u de categorieën voor hen voor. U kunt bijvoorbeeld categorieën gebruiken als beveiliging, organisatie, gedrag, betalingen, voordelen, vakanties of vergunningen en discriminatie.
- Wanneer u informatie verzamelt in een handleiding, kunt u met beleid gedeeld door categorieën, deze secties samen organiseren en onderhouden. Het zal u ook helpen beslissen wat het belangrijkste is en dieper ingaan op deze aspecten.
2
Gebruik een schematische indeling om de verschillende beleidsregels onder elke categorie te beschrijven. Met een schema kunt u diepere aspecten van elk beleid of elke categorie onderzoeken en voorwaarden en specificaties toevoegen terwijl u ze schrijft. Gebruik nummers om elke sectie of categorie te bestellen.
3
Het beschrijft de overeenkomstige consequenties van het niet respecteren van het beleid. Beleid stelt een bedrijf in staat om naar behoren te functioneren terwijl werknemers en managers worden onderworpen aan bepaalde normen. Ze vormen ook een geschreven document dat beschrijft hoe om te gaan met problemen wanneer beleid wordt verbroken of niet wordt gerespecteerd. Dit is erg belangrijk wanneer een maatregel moet worden genomen met betrekking tot het niet naleven ervan.
4
Zorg voor een duidelijk beleid met betrekking tot het beëindigen van arbeidsrelaties. Als u ooit een medewerker moet ontslaan wegens het overtreden van een polis, zal een zelfgeschreven beleid als bewijs dienen als de werknemer beweert dat hij of zij ten onrechte is ontslagen. Zorg ervoor dat u een sectie opneemt in het beleid met betrekking tot de aspecten die de beëindiging van arbeidsrelaties vormen.
5
Gebruik een duidelijke en actieve vocabulaire. Zorg ervoor dat u het beleid duidelijk schrijft, zodat er geen misverstanden of verkeerde interpretaties zijn. Overweeg herschrijven als beleid op verschillende manieren kan worden geïnterpreteerd.
Deel 3
Schrijf de procedures
1
Bepaal welke taken vereist zijn waarvoor gedetailleerde en vastgestelde procedures nodig zijn. Niet alle normale taken of incidenten vereisen gedetailleerde instructies met betrekking tot de procedure. Geeft prioriteit aan de taken of procedures die moeten worden uitgevoerd met consistentie, bijvoorbeeld de loonlijst of de organisatie.
- Wanneer u beslist welke procedures u wilt specificeren, overweeg dan het volgende: Is de procedure uitgebreid of complex? Zouden de consequenties van incorrect handelen ernstig zijn? Zijn er recent belangrijke wijzigingen aangebracht? Vereist de procedure uitgebreide of belangrijke documentatie? Worden werknemers in verband met deze procedure vaak verward?
2
Verzamel de nodige informatie voor elke procedure. Voordat u de procedure gedetailleerd maakt, moet u elke stap en elk aspect ervan kennen. Houd rekening met de vragen die medewerkers in het verleden hebben gesteld en met de conflicten die zijn ontstaan.
3
Gebruik alle informatie om duidelijke procedures te schrijven. Gebruik de actieve stem wanneer u de procedures zelf schrijft. Vermijd te veelzeggend te zijn. Zorg ervoor dat u geen woordenschat gebruikt dat moeilijk te begrijpen is, inclusief een jargon dat de werknemer mogelijk nog niet begrijpt.
Deel 4
Begrijp de wettigheid
1
Het bevat een sectie met antidiscriminatiebeleid. Alle zakenmensen in de Verenigde Staten moeten zich houden aan bepaalde antidiscriminatiebeleidsmaatregelen die door de regering zijn afgekondigd. Zorg ervoor dat u informatie over dit beleid opneemt en hoe u van werknemers verwacht dat zij zich hieraan houden.
- Binnen het beleid moet u informatie opnemen met betrekking tot gelijke kansen op werk, evenals de Amerikanen met een handicap Act en anti-pest beleid. U vindt hierover informatie in de Small Business Administration van de Verenigde Staten.
2
Zorg ervoor dat uw beleid legaal is. Zorg er via de Small Business Administration van de Verenigde Staten en het Office of Economic and Business Affairs voor dat al het beleid dat u hebt opgesteld legaal en eerlijk is. Het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken biedt waardevolle online bronnen voor alle ondernemers om de informatie te vinden die ze nodig hebben.
3
Laat werknemers nieuwe ontwerpprincipes en procedures ondertekenen. Nieuwe medewerkers moeten het document accepteren en ondertekenen met het beleid en de procedures, en een exemplaar ontvangen ter referentie. Bovendien moeten alle aangebrachte wijzigingen opnieuw door alle werknemers worden ondertekend. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat ze voldoen aan het beleid in het geval dat juridische stappen worden ondernomen door een van de partijen in de toekomst.
Deel 5
Compileer de informatie in een handleiding
1
Organiseer de informatie met een logische volgorde. Begin met de meer algemene problemen en ga dan verder met de meer specifieke onderwerpen. Bijvoorbeeld, in plaats van te beginnen met de compensatiecategorie, kunt u de handleiding starten met de categorie van het wervingsproces of in aanmerking komen.
- Overweeg de handleiding te starten met een beschrijving van de doelen van het bedrijf, zoals u oorspronkelijk deed. Schrijf een of twee duidelijke en samenhangende alinea`s die de handleiding kort samenvatten, wat werknemers van het bedrijf mogen verwachten en wat het bedrijf van hen verwacht.
- Gebruik de schematische stijl om subcategorieën in de handleiding aan te maken. Maak een inhoudsopgave wanneer u klaar bent om een korte referentie op te nemen.
2
Bevat afbeeldingen, grafische afbeeldingen of diagrammen. Sommige mensen zijn meer visueel dan anderen, dus het gebruik van diagrammen, grafieken of afbeeldingen in de handleiding kan verschillende soorten werknemers helpen de concepten ervan te begrijpen. Dit soort afbeeldingen kan de verschillende procedures en het beleid op dezelfde manier vereenvoudigen.
3
Maak de handleiding toegankelijk voor alle medewerkers. Idealiter ontvangen nieuwe medewerkers een exemplaar van de handleiding op het moment van het inhuren, terwijl bestaande werknemers nieuwe kopieën zullen ontvangen wanneer er wijzigingen worden aangebracht. U kunt de optie overwegen om werknemers een contract te laten ondertekenen waarin staat dat zij de concepten die in de handleiding worden beschreven, begrijpen en accepteren.
tips
- Plaats altijd een datumstempel op elke trekking. Op deze manier bespaart u tijd tijdens revisies of updates en is het voor werknemers eenvoudiger om de wijzigingen in de nieuwe revisie te bekijken.
waarschuwingen
- Controleer voordat u een direct telefoonnummer opneemt voor een afdeling of persoon.
Delen op sociale netwerken:
Verwant
- Hoe een werkplan te maken
- Hoe een trainingsplan te ontwikkelen
- Hoe de doelstellingen van het curriculum te schrijven
- Hoe een arbeidscontract te schrijven
- Hoe de voorraadnauwkeurigheid te behouden
- Hoe de effectiviteit van management te meten
- Hoe de vijf managementfuncties te leren
- Hoe een compensatieplan te ontwikkelen
- Hoe een prestatiebeheersysteem te ontwikkelen
- Hoe een kantoorhandleiding te schrijven
- Hoe een managementplan te schrijven
- Hoe een stichting te vestigen
- Hoe corporate governance in uw bedrijf kan worden geïmplementeerd
- Hoe zakelijke vereisten te verzamelen
- Hoe de doelstellingen van een training te schrijven
- Hoe erg gemotiveerd te voelen in je werk
- Hoe strategisch te werken
- Hoe strategische planning in uw bedrijf uit te voeren
- Hoe een bedrijf in Kenia te registreren
- Hoe een positieve moraal op de werkplek te creëren
- Hoe economische zelfstandigheid te bereiken op 21-jarige leeftijd