Hoe duidelijke instructies te schrijven

Als u een leraar of technisch schrijver bent, moet u waarschijnlijk dagelijks instructies schrijven. Voor veel andere mensen kan deze taak echter moeilijk zijn. U kunt een belangrijke stap overslaan omdat u ervan uitgaat dat uw lezers dit automatisch doen of dat u ze kunt verwarren door in één stap teveel acties toe te voegen. Als u duidelijke instructies wilt schrijven, zorg er dan eerst voor dat u precies begrijpt hoe u de taak moet voltooien en volg deze vervolgens tot de letter om ervoor te zorgen dat u het gewenste resultaat krijgt.

Inhoud

Stappen

Deel 1begrijp de taak
Deel 2schrijf de instructies
Deel 3test de instructies

stappen

Deel 1
Begrijp de taak

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 1

Verzamel de materialen die je nodig hebt. Wanneer u instructies schrijft, moet u eerst vertrouwd raken met de taak op persoonlijk niveau. Verzamel alle benodigde hulpmiddelen en materialen en plaats ze in de geschatte volgorde waarin u ze zult gebruiken.

Schrijf alles wat je nodig hebt. Wanneer u de instructies schrijft, moet u waarschijnlijk een lijst met hulpmiddelen en materialen opnemen die u nodig hebt om de taak te voltooien.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 2

Voltooi de taak alleen. Zelfs als u de taak in kwestie meerdere keren in het verleden met succes hebt voltooid, is het nog steeds een goed idee om dit opnieuw te doen voordat u de instructies schrijft, zodat u niets vergeet.

Als u niet bekend bent met de taak, winkelt u waarschijnlijk om snelkoppelingen te maken. Zorg er bij het schrijven van de instructies voor dat u geen stappen of informatie overslaat die de lezer misschien niet heeft.

Stel je voor dat je iemand een recept gaat vertellen. Als u een gerecht vaak bereidt, kunt u waarschijnlijk in een oogopslag zien hoeveel een ingrediënt u gaat toevoegen. Als u het echter aan iemand anders wilt vertellen, moet u de exacte afmetingen opgeven.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 3

Maak een gedetailleerde schets. Terwijl u de taak voltooit, neemt u even de tijd om alles op te schrijven wat u hebt gedaan om een logische volgorde in de instructies te behouden. Als je de taak uitvoert terwijl je de stappen schrijft, weet je precies wat er moet gebeuren en wanneer.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 4

Bepaal uw doelgroep Afhankelijk van wie ze zal lezen en proberen ze te volgen, moet je de instructies voor dezelfde taak waarschijnlijk op verschillende manieren schrijven. U zult bijvoorbeeld anders moeten schrijven voor tieners dan voor volwassenen.

Dit omvat ook de reden voor uw publiek om de taak te voltooien. Dit kan anders zijn als de instructies zijn gericht op jonge studenten die een project gaan uitvoeren of op volwassenen die de taak voor hun werk moeten voltooien.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 5

Schrijf een korte introductie. De introductie zal lezers vertellen wat de instructies hen zullen laten doen en het uiteindelijke resultaat dat ze krijgen als ze ze volledig volgen. Houd er rekening mee dat de meeste mensen de inleiding overslaan of ze snel lezen, dus neem geen essentiële informatie of belangrijke waarschuwingen op.

Bijvoorbeeld, als u instructies over hoe je een broodje pindakaas en jam te maken te schrijven, je zou kunnen aanstippen dat dit een gezonde en eenvoudige optie die kinderen zijn dol op om te eten tijdens de lunch of snack in de middag.

Als u het nodig acht om een belangrijke waarschuwing in de inleiding op te nemen, moet u deze ook op een bepaald moment in de stappen opnemen, zodat mensen die deze niet hebben gelezen, deze kunnen lezen.

Deel 2
Schrijf de instructies

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 6

Verdeel de taak in kleine stapjes. Elke stap moet slechts één actie bevatten, niet meerdere. Als er stappen zijn met meer dan een of twee zinnen, kunt u ze waarschijnlijk opsplitsen in kleinere en minder complexe zinnen.

Stel dat u bijvoorbeeld instructies gaat schrijven over het lopen van een hond. Een stap die zegt: "Steek de halsband rond de hals van de hond en maak de riem vast" is een samenstelling die twee acties omvat: "zet de halsband op de hond" en "maak de riem aan de kraag vast". Het is het beste om "De halsband om de nek van de hond leggen" in de eerste stap te schrijven en "Maak de riem aan de halsband vast" in de tweede.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 7

Begin elke stap met een actiewerkwoord. Elke stap die je schrijft moet een actie zijn, dus schrijf werkwoorden die lezers precies laten zien wat ze moeten doen om die stap te voltooien.

Schrijf de instructies zodat ze aangeven wat iemand moet doen, niet wat iemand zou moeten denken of weten.

Stel dat u instructies gaat schrijven over het lopen van honden en een stap beschrijft die is gerelateerd aan de aanpassing van de halsband. In dat geval impliceren de zinnen "Controleer de kraagverstelling" of "Meet de nek van de hond" een grotere actie dan "Ken de maat van de halsband".

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 8

Volg een logische progressie. Stel dat de lezer de taak begint uit te voeren zodra je de eerste stap leest. Meestal lees je niet alle instructies tot het einde. Als er iets is dat lezers moeten weten om een stap te voltooien, neemt u die informatie op in de stap zelf.

Als er een inherent gevaar is in een bepaalde stap, voeg dan een waarschuwing toe in plaats van in de inleiding of aan het einde van de instructies, wanneer het te laat is.

Voeg indien nodig gidsen toe zodat de lezer weet wanneer u de stap correct hebt uitgevoerd. Bijvoorbeeld, kon u de lezer vertellen "om te weten of halsband van de hond goed is ingesteld, moet je in staat zijn om twee vingers tussen de achterkant van deze en de nek van uw huisdier te introduceren."

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 9

Kies je woorden met zorg. Gebruik een eenvoudige taal die iedereen kan begrijpen. Gebruik in de meeste gevallen geen jargon of technische termen. Als u dit laatste echter wel moet gebruiken, moet u een korte en eenvoudige definitie ervan geven.

Als u bijvoorbeeld instructies gaat schrijven over het indienen van een juridisch rapport, moet u waarschijnlijk een aantal technische juridische voorwaarden gebruiken. Schrijf in die gevallen eerst de definitie in een eenvoudige taal en vervolgens de term die in de rechtbank wordt gebruikt.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 10

Gebruik positieve acties Over het algemeen kun je het beste aan je lezers vertellen wat ze moeten doen om een taak te voltooien in plaats van ze te vertellen wat ze niet moeten doen. Als iemand leest dat iemand de instructies leest, neemt hij de mentaliteit over van het willen voltooien van de taak. Als je de lezers begint te vertellen wat ze niet moeten doen, kunnen ze in de war raken en het toch doen.

Bijvoorbeeld, als u instructies over hoe je honden lopen te schrijven, is het beter om te zeggen "Controleer de afstelling collar" of "aan te passen kraag goed" in plaats van "geen aanpassingen te collar" of "Vermijd het gebruik van een zeer kleine ketting".

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 11

Schrijf in tweede persoon. Het voornaamwoord "jij" stelt je in staat om de lezer direct en zonder verwarring te benaderen. Door het te gebruiken, zal de lezer precies weten wat hij moet doen om de taak te voltooien zonder aannames te hoeven doen.

Als u bijvoorbeeld schrijft: "De hendel moet worden ingedrukt", vraagt u de lezer zich af wie dit moet doen. Omgekeerd, als je schrijft "Je moet de hendel push" of "pull de lever", u toestaan dat de lezer op geen enkele twijfel over bestaan dat het iets is wat hij moet doen.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 12

Omvat alternatieven. In sommige taken zijn er meerdere manieren om een stap of een reeks stappen uit te voeren. Daarom moet u het alternatief samen met de stap opgeven zodat de lezer de manier kan kiezen waarop u deze taak wilt uitvoeren.

Bijvoorbeeld, als u de instructies over hoe je een boterham met pindakaas en jam te maken te schrijven, kun je ook andere spreads: "Als je pinda-allergie, gebruikt in plaats amandelboter."

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 13

Gebruik afbeeldingen waar ze nuttig zijn. U hebt waarschijnlijk de uitdrukking "Een foto zegt meer dan duizend woorden" gehoord. Als je duidelijke instructies wilt schrijven, kun je soms een afbeelding of diagram gebruiken om een bepaalde actie begrijpelijker te maken voor de lezer.

Voor meer technische instructies, zorg ervoor dat de lezer kan duidelijk zien wat er gebeurt in het beeld en dat de optie niet wordt verduisterd door gereedschap of handen.

Deel 3
Test de instructies

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 14

Orden de instructies in delen. Sommige gecompliceerde taken bevatten meer dan één onderdeel. Als u instructies gaat schrijven voor een grotere taak met meerdere kleine onderdelen, scheidt u deze daarom in meerdere secties.

Als je de instructies gaat opsommen, begin dan met elke sectie. Op deze manier zal de lezer de instructies volgen en een soort voldoening voelen als je elk onderdeel voltooit.
Zelfs als de betreffende taak geen semi-onafhankelijk deel bevat, is het in elk geval nodig om het op te splitsen in delen als het een groot aantal stappen omvat. Te veel stappen kunnen lezers overrompelen.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 15

Probeer de instructies terwijl je ze schrijft. Als u de instructies niet kunt volgen zoals u ze hebt geschreven, kan niemand anders het doen. Vraag je vrienden om de instructies te voltooien en je te vertellen of ze iets verwarrends hebben gevonden.

Mogelijk moet u de instructies verschillende keren proberen, vooral als ze lang of complex zijn.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 16

Bewerk de instructies zorgvuldig. Spelling- en grammaticafouten kunnen duidelijke bewoordingen verpesten, waardoor de instructies moeilijk te volgen zijn. Lees ze van het einde tot het begin en omgekeerd om zeker te zijn dat er geen fouten zijn.

Als je je bewerkingsvaardigheden niet vertrouwt, vraag je een vriend om de instructies te lezen.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 17

Bevat een lijst met de benodigde hulpmiddelen of materialen. Vooral als een taak het gebruik van specifieke hulpmiddelen of materialen vereist, kan een lijst zeer nuttig zijn voor lezers. Zet het aan het begin van de instructies, zodat lezers alle materialen van tevoren kunnen verzamelen.

Stel je voor dat het een recept in een kookboek was. De recepten bevatten altijd aan het begin een lijst met ingrediënten en gebruiksvoorwerpen, zodat u al deze dingen kunt verzamelen voordat u begint met het bereiden van het gerecht.

Titel afbeelding Write Clear Instructions Step 18

Omvat waarschuwingen indien van toepassing. Nadat u de instructies hebt getest, merkt u mogelijk dat er verborgen risico`s zijn die u niet hebt behandeld toen u ze voor het eerst schreef. Waarschuw lezers over deze gevaren zodat ze de respectieve voorzorgsmaatregelen kunnen treffen.

Als u bijvoorbeeld instructies gaat schrijven over het koken van water, kunt u een waarschuwing opnemen dat de theepot te heet wordt om aan te raken, zelfs voordat het water kookt.

Delen op sociale netwerken:

Verwant