Hoe moeilijke gesprekken af te handelen

De moeilijke gesprekken zijn een niet erg aangenaam deel, hoewel onvermijdelijk, van het leven. Het moeilijkste is om de nodige moed aan te werven om een discussie te beginnen die veel spanning en stress zal genereren. Als je dit aspect eenmaal hebt aangepakt, moet je ervoor zorgen dat je je geest open en ontspannen houdt en op een manier praat die de andere persoon aanmoedigt zich open te stellen en je vijandigheid tot een minimum te beperken.

Inhoud

Stappen
Deel 1
Deel 2
Deel 3
Deel 4

stappen

Deel 1

Bereid je voor op het gesprek

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 1

Verduidelijk uw eigen doelstellingen. Stel jezelf de vraag wat je wilt bereiken door dit gesprek te voeren. Wees zo eerlijk als je kunt en zorg ervoor dat je uiteindelijke doelen nobel zijn in plaats van egoïstisch.

Je moet in staat zijn om uit te drukken wat het gewenste resultaat van het gesprek zou zijn.
Verwacht een compromis te bereiken aan het einde van het gesprek, maar bekijk van te voren welke punten niet onderhandelbaar zijn, zodat u weet aan welke kwesties u moet vasthouden.
Je moet voor je eigen verborgen motieven zorgen. Als de situatie je woedend maakt, wil je misschien de andere partij wreken, straffen of anderszins in verlegenheid brengen. Je moet eerlijk zijn over deze gevoelens, zodat je eraan kunt werken voordat je een dergelijk gesprek begint.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 2

Ontdek de onderliggende oorzaak van het probleem. Je hebt misschien een algemeen idee van wat het probleem is, maar in de meeste gevallen worden de problemen veroorzaakt door bepaalde diepere problemen en problemen. Om vooruitgang te boeken, moet je naar die onderliggende oorzaken wijzen.

Om precies te zijn, zou je je af moeten vragen welk gedrag het probleem veroorzaakt en welke impact dat compartiment heeft op jou en de andere betrokkenen.

Denk daarover na tot u het onderliggende probleem kunt samenvatten in twee of drie beknopte uitspraken.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 3

Zet de aannames opzij. Identificeer eventuele aannames die je hebt over de houding van de ander. Evalueer eerlijk als deze aannames zijn gebaseerd (of niet) op feiten of als ze in principe gebaseerd zijn op emoties. Vermijd gissingen op basis van aannames.

Vraag jezelf af hoe je je voelt als je nadenkt over de intenties van de ander. Als u denkt dat u genegeerd, geïntimideerd of niet gerespecteerd bent, mag u aannemen dat de andere persoon negatieve doelen tegen u heeft gehad. Dit is vaak niet de bedoeling, ook al is dat de impact die het gevolg is van je acties.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 4

Rustig maar Blijf kalm. Als u in een redelijk gevoelige emotionele toestand aan dit gesprek deelneemt, loopt u het risico sneller uit de hand te lopen.

Houd er rekening mee dat het voor die persoon mogelijk is om u uit uw boxen te halen. Als u bijvoorbeeld altijd problemen hebt gehad met mensen die uw zorgen negeren, wordt u gevoeliger als de persoon met wie u praat hetzelfde voor u doet. Probeer persoonlijke zaken lang uit de weg te ruimen en concentreer je alleen op de huidige omstandigheden.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 5

Blijf positief. Je zou de neiging kunnen voelen om naar jezelf te kijken en na te denken over alles wat er mis zou kunnen gaan, maar dat zal de situatie niet helpen. Het is veel beter om het gesprek aan te gaan met een gezond en realistisch quotum van optimisme over het succes van het gesprek.

Er is iets waars aan het idee van "zelfberoepen". Als je denkt dat het gesprek moeilijk zal zijn en slecht zal eindigen, gebeurt dat waarschijnlijk.

Aan de andere kant, als je denkt dat er iets goeds uit dit gesprek zal voortkomen, ongeacht het uiteindelijke resultaat, zul je natuurlijk een kalmere en coöperatieve houding hebben.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 6

Leg jezelf aan beide kanten. Probeer zowel je positie als die van de andere persoon volledig te begrijpen in deze discussie. Probeer je voor te stellen hoe de dingen eruit zouden zien vanuit het perspectief van de andere persoon.

Vraag jezelf af wat jouw deel was van de fout in het probleem en wat het foutieve deel van de andere persoon was.

Verduidelijk met uzelf welke van uw zorgen en behoeften van invloed zijn op de oplossing van dit probleem.

Stel jezelf de vraag of andere mensen zich van dit probleem bewust zijn en, zo ja, hoe ze het waarnemen. Houd ook rekening met de zorgen, interesses en behoeften van andere mensen.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 7

Oefen het gesprek. Ontwikkel het gesprek in je hoofd of met iemand die niet gerelateerd is aan het probleem. Herhaal deze oefening een of twee keer, maar gebruik het niet als een excuus om de echte discussie uit te stellen of opzij te zetten.

Als je met iemand anders oefent, zorg er dan voor dat je praktijkpartner de situatie begrijpt, maar het is echt een neutraal persoon die je vertrouwen later niet zal verraden.

Als je mentaal het gesprek oefent, stel je de verschillende mogelijkheden voor (zowel goed als slecht) en bepaal je de beste manier om ermee om te gaan.

Deel 2

Het gesprek begint

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 8

Houd het gesprek op neutraal terrein. Nodig de andere persoon niet uit om te converseren in een ruimte die u bevalt, en benader hem ook niet op zijn grondgebied. Nodig in plaats daarvan de andere partij uit op een plaats die u als neutraal terrein kunt beschouwen, een plaats die ook niet bij een van beide hoort.

Stuur bijvoorbeeld de andere partij niet naar uw kantoor of stel voor het gesprek in uw kantoor te voeren.
Overweeg om het gesprek in een vergaderruimte te houden (als beide in hetzelfde bedrijf werken), in de kamer (als beide op dezelfde plaats wonen) of op een discrete openbare plek, zoals een park of een cafetaria.
Voorkom een publiek Zelfs als ze bijhouden dat het gesprek een openbare plaats is, kun je het beste een ruimte met weinig mensen kiezen. Noch jij noch de ander zal zich comfortabel genoeg voelen om eerlijk te zijn als er toeschouwers zijn die elke beweging observeren en luisteren naar elk gebed.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 9

Stel een tijdslimiet in. Idealiter zouden beide partijen moeten praten totdat je de kwestie kunt oplossen. Sommige gesprekken kunnen in cirkels terechtkomen (telkens opnieuw één aspect behandelen), wat niet tot echte vooruitgang zou leiden. Om dit te voorkomen, raden we u aan een tijdslimiet in te stellen voor het gesprek voordat het begint.

Elke situatie is anders, maar 30 of 60 minuten zijn over het algemeen een goede tijdslimiet die beide moeten respecteren. Als u na de time-out nog steeds iets te vertellen heeft, verlaat u de discussie en gaat u ermee akkoord het gesprek op een andere dag voort te zetten.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 10

Gebruik een directe eerste zin, maar niet provocerend. Wees direct en eerlijk over het onderwerp dat je wilt bespreken, maar begin er rustig over te praten zonder iemand te beschuldigen. De andere persoon zal dus niet automatisch defensief worden.

Overweeg om te beginnen met een zin als "Ik denk dat we allebei ____ (het onderwerp) anders focussen en ik zou graag een paar minuten met je willen praten om te zien of we elkaar beter kunnen begrijpen."

Wees direct als je met het onderwerp te maken hebt. Laat het gesprek niet minder belangrijk lijken dan het is, anders loop je het risico dat je de ander het gevoel geeft dat je bent bedrogen en in een hoek gedraaid.

Deel 3

Laat het gesprek op het onderwerp focussen

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 11

Een onderzoekshouding handhaven. Hij gaat verder met de vragen door vragen te stellen en erg geïnteresseerd te blijven in de antwoorden van de andere persoon. Dit omvat zowel verbale als non-verbale reacties.

Leg het onderwerp kort uit. Vraag onmiddellijk daarna de andere partij naar hun mening over deze kwestie
In plaats van ervan uit te gaan dat je alles over de situatie weet, overtuig jezelf ervan dat je niets over de zaak weet. Probeer zoveel mogelijk van de ander te leren.
Je moet luisteren naar wat de ander zegt, maar je moet ook zien wat de ander doet. Observeer hun lichaamstaal en luister naar hun intonatie, energie en emotie wanneer ze spreken. Vraag jezelf af wat de andere persoon niet kan laten horen.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 12

Observeer de emotionele reacties. Zelfs als de twee hun emoties niet willen laten zien tijdens het gesprek, is het zeer waarschijnlijk dat iets op een gegeven moment een emotionele reactie veroorzaakt. Identificeer emotionele reacties en pas ze toe zonder ze te beïnvloeden.

Als je omgaat met je emotionele reacties, kun je als defensieve houding duidelijk maken dat je een emotionele reactie ervaart en een snelle uitleg kunt geven door de reden daarvoor op te geven (zonder de andere persoon de schuld te geven).

Als je met de emotionele reacties van de ander te maken hebt, erken deze dan beleefd. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Ik besef dat je overstuur bent" wanneer iemand begint te schreeuwen of huilen in plaats van te eisen dat ze kalmeren.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 13

Accepteer de ideeën van de andere partij. Herformuleer het argument van de andere persoon in uw eigen woorden om aan te geven dat u hun positie begrijpt. Over het algemeen zijn mensen minder vijandig als ze voelen dat ze ze horen en begrijpen.

Naast het parafraseren van het argument van de andere partij, moet je ook uitleggen wat je denkt dat de andere persoon echt wil zeggen en een hypothese aangaan over wat je wilt bereiken aan het einde van het gesprek.

Als uw veronderstellingen niet kloppen, probeer ze dan niet te verdedigen. Sta de andere persoon toe om u te corrigeren en bevestig de correctie als de andere persoon klaar is.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 14

Verduidelijk uw positie. Wanneer u de gelegenheid hebt om te spreken, herhaal dan de mening van de andere persoon voordat u uw eigen tegengestelde mening opheldert. Wees eerlijk en nauwkeurig over hoe de dingen eruit zien vanuit jouw perspectief.

Wacht tot de andere persoon klaar is met praten voordat je begint met je eigen mening. Knip de andere persoon nooit midden in een toespraak.

Het bevestigt zijn perspectief en geeft toe dat het enkele geldige aspecten heeft. Wanneer u zover komt dat u het niet eens bent, leg dan uit waarom u het niet eens bent en geef uitleg over hoe dit misverstand of verschil zich zou kunnen hebben voorgedaan.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 15

Reageer rustig op aanvallen en trucs. Soms heb je een moeilijk gesprek met iemand die je persoonlijk probeert aan te vallen of een emotionele bedriegerij gebruikt om je aandacht af te leiden van het onderwerp waarmee ze te maken hebben. Blijf kalm en neem die aanvallen en trucs voor wat ze zijn in plaats van ze persoonlijk op te nemen.

Tricks kunnen dingen bevatten zoals beschuldigingen en sarcasme.

Wanneer je een probleem als dit tegenkomt, benader het dan met oprechtheid en bezorgdheid. Als de andere persoon bijvoorbeeld onverschillig is, kun je uitdrukken wat je voelt en zeggen "Ik weet niet hoe ik moet reageren op jouw stilte".

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 16

Accepteer perioden van stilte. Natuurlijk kan stilte op een bepaald moment tijdens het gesprek voorkomen. In plaats van jezelf te dwingen de ongemakkelijke stilte te vullen met een of andere onbelangrijke zin, pauzeer en gebruik je het als een kans om dingen begrepen te laten worden.

In feite kan een beetje stilte in een gesprek een goed teken zijn. Help beide partijen tot rust te komen en na te denken over alles wat tot nu toe is gezegd.

Deel 4

Los de problemen op

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 17

Vraag de andere persoon om hun suggesties. Voordat u uw eigen ideeën over het oplossen van het conflict presenteert, vraagt u de ander om suggesties om dingen op te lossen. Wacht op een oprecht antwoord in plaats van te proberen het in uw voordeel te overtuigen en luister naar het antwoord dat u wilt horen.

Door eerst de mening van de ander te vragen, blijft hij betrokken, terwijl hij je tegelijkertijd verzekert dat je waarde hecht aan de ideeën die je kunt bijdragen.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 18

Draag bij en bouw voort op elke suggestie. Tenzij de ander iets suggereert dat u al in gedachten had, moet u uw ideeën gebruiken als uitgangspunt voor het uwe. Herken de suggesties van de andere persoon en doe een tegenaanbieding op basis van dat voorstel.

Je houdt waarschijnlijk niet zo van wat de ander zegt, maar je moet proberen op zijn minst één punt te vinden waarop ze het met je eens kunnen zijn. Wacht tot dat moment en bouw daar een oplossing vanaf.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 19

Commiteer jezelf. Verwacht niet dat je alles krijgt wat je wilt aan het einde van het gesprek. Je moet bereid zijn je te committeren wanneer ze een definitieve oplossing bereiken.

Denk opnieuw aan de niet-onderhandelbare aspecten die u hebt vastgesteld voordat u aan het gesprek begon. Zorg ervoor dat al deze aspecten zijn geadresseerd en dat uw eindconclusie voldoet aan deze punten.

Het is waarschijnlijk dat u andere details moet regelen die geen niet-onderhandelbare aspecten zijn. Zichzelf vastleggen betekent echter niet "verliezen". Zie in plaats daarvan commitment als een middel om beide partijen tevreden te stellen.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 20

Excuses indien nodig. Zet je trots opzij en vraag jezelf af of er aspecten zijn waarin je echt verkeerd bent geweest. Excuses voor uw eigen blunders en toon uw eerlijkheid en compromisbereidheid.

Niemand is perfect of iemand kan altijd gelijk hebben. Houd je geest open zodat je je eigen gebreken kunt zien en corrigeren. Het idee is om tot een juiste conclusie te komen, niet de conclusie waardoor het lijkt alsof je gelijk hebt.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 21

Blijf consistent De oplossingen die u nu voorstelt, moeten compatibel zijn met de oplossingen die u in soortgelijke omstandigheden aan andere mensen hebt aangeboden. Als uw suggesties moeilijker lijken dan de oplossingen die u in vorige situaties hebt aangekaart, kan de persoon met wie u de discussie voert, denken dat u met hem of haar verschillen kunt maken.

Iemand die consistent is zal betrouwbaarder en eerlijker zijn. Over het algemeen zullen mensen eerder bereid zijn om met iemand samen te werken dan met iemand die oneerlijk lijkt.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 22

Vermijd het afsnijden van alle relaties. Kan nog steeds geen oplossing bereiken die beide partijen tevreden stelt, je moet al het mogelijke doen om te voorkomen dat je de relatie die tussen jou bestaat volledig vernietigt.

Stop voordat je een gebed of een beslissing neemt die een permanente vijandschap creëert of een muur bouwt tussen jou en de ander. Bedenk hoe je de zin kunt herformuleren of herstructureren tot een minder schadelijke uitdrukking.

Titel afbeelding Handle Difficult Conversations Step 23

Volg tot het einde. Als je eenmaal tot een oplossing bent gekomen, zorg er dan voor dat je doorgaat tot het einde met de belofte die je hebt gedaan. Alleen door zich aan hun beloftes te houden, kan iemand hetzelfde van de andere partij vragen.

Het kan een goed idee zijn om een gesprek te plannen om de situatie na een paar dagen, weken of maanden bij te houden en zo te bepalen hoe de zaken zijn verlopen en of er meer wijzigingen moeten worden aangebracht of niet.

Delen op sociale netwerken:

Verwant